A sua ferramenta de email pode ser uma grande aliada no aumento da produtividade, desde que utilizada adequadamente. Separei 03 dicas para aumentar sua produtividade com email. Todas as três dicas são livres de ferramenta, e você pode aplicá-las em qualquer gerenciador de e-mail.

01: Crie pastas por contexto

Manter a caixa de entrada sempre limpa, vazia, e com todos os emails devidamente processados é um sonho de qualquer pessoa que atua no mundo corporativo. Mas está longe de ser uma realidade para maioria.

Uma ótima forma de conseguir alcançar esse sonho, é criar pastas por contexto. Isso mesmo. Segmente suas pastas em contextos, como: esperando, responder, arquivo. E utilize-as para organizar.

Como criar pastas no Outlook

  1. Em seu computador, abra o Outlook.
  2. Na guia Pasta, clique em Nova Pasta.
  3. Nomeie a pasta, e clique em OK.

Como criar “pastas” no Gmail

Na verdade, o Gmail não possui o conceito de pastas. Ele utiliza marcadores de mensagens. Então, um mesmo email pode estar em mais de um marcador.

  1. Em um computador, abra o Gmail. Não é possível criar marcadores no app do Gmail.
  2. À esquerda, clique em Mais.
  3. Clique em Criar novo marcador.
  4. Nomeie o marcador.
  5. Clique em Criar.

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Segmente as pastas por contexto

Organizar as pastas de email em contextos de ação – esperando resposta, para responder, etc – é uma ótima forma para aumentar a produtividade, pois permite que você trabalhe em seus emails de forma mais focada. Em um primeiro momento você pode entrar apenas para processar as mensagens da caixa de entrada, e em um segundo momento você entra apenas para atuar no contexto que desejar. Abaixo estão algumas sugestões de pastas para criar e aumentar a produtividade com email.

Caixa de Entrada

A caixa de entrada ficam os emails recebidos e não processados, ou seja, se está lá é porque nada foi feito ainda. Então, se algum email estiver na caixa de entrada é porque não foi lido ou lido e ainda não processado.

Esperando resposta

Crie uma pasta de email com nome “esperando resposta”, coloque todos os emails que você já respondeu e está aguardando uma resposta, assim você tem uma lista para verificar semanalmente e cobrar as pessoas em caso de ausência de resposta.

Para responder

Crie uma pasta de email com nome “para responder”, e coloque todos os emails em que a única – e exclusiva – ação relacionada seja separar alguns minutos para respondê-los. E separe horários específicos para abrir essa pasta, e “limpá-la” respondendo todos os emails que estão lá.

Agir

Na pasta “Agir”, coloque todos os emails que estão relacionados a uma tarefa específica. Guarde aqui os emails que demanda ações que você pode executar sem obstáculos, mas não pode ser exatamente no momento em que você está lendo. Por exemplo: Vamos supor que você recebeu uma solicitação por email para criar e enviar o cronograma do projeto Ninja. Você não precisa executar exatamente naquele momento, mas também não pode esquecer. Então, você pode mover o email para pasta “Agir”, e executar essa ação posteriormente. 

Arquivo

Crie uma pasta “Arquivo”, e coloque todos os emails que não precisa esperar, nem responder, nem executar ação. Eles podem ser úteis para consultar posteriormente.

02: Crie regras de email

Regras de email executam automaticamente uma ação em uma mensagem recebida ou enviada que satisfaz condições determinadas na regra. E como as regras pode ajudá-lo a ser mais produtivo com email? Você pode criar uma regra para mensagens de um remetente específico, como Chico Science, com a palavra “apresentação” no assunto, para ser movida para uma pasta chamada Apresentações do Chico Science.

Como criar uma regra com base em uma mensagem

  1. Clique com o botão direito do mouse na mensagem na qual a regra se baseará e, no menu de atalho, clique em Criar Regra.

    Na caixa de diálogo Criar Regra, marque as caixas de seleção das opções já preenchidas com informações da mensagem selecionada.

  2. Marque a caixa de seleção Mover o item para a pasta.

  3. Clique em uma pasta ou clique em Novo para criar uma nova pasta para armazenar as mensagens.

  4. Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e siga as demais instruções do Assistente de Regras e Alertas.

    Dica     Para executar a regra assim que ela for criada, marque a caixa de seleção Executar esta regra agora nas mensagens em pasta na última página do Assistente de Regras e Alertas.

    Todas as mensagens da Caixa de Entrada ou de qualquer pasta escolhida que atendam às condições e exceções associadas à regra serão movidas para a pasta especificada. Para testar a nova regra, abra a nova pasta. As mensagens corretas foram movidas?

O trecho acima foi extraído da base de artigos de suporte ao Office.

03: Estabeleça horários para verificar seu email

Como disse anteriormente, gerenciadores de emails podem ser ótimos aliados no aumento da produtividade. Contudo, caso você não saiba utilizar adequadamente serão grandes “ralos” de tempo. É muito comum que as pessoas deixem o email aberto enquanto estão utilizando o computador. E abrem uma nova mensagem logo que receberem uma notificação ou escutam o barulhosinho de novo email.

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Assim como você não fica 24 horas esperando receber cartas ao lado da caixa de correio, você não deve ficar esperando novos emails todo o tempo. Estabeleça horários para verificar novas mensagens. Eu tenho três momentos em que verifico minha caixa de email: ao iniciar o dia de trabalho, trinta minutos antes do horário de almoço, e uma hora antes do fim do expediente. Identifique os horários que funcionam melhor para você, para seu tipo de atividade e abra o gerenciador de email apenas nesses horários.

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Tem alguma dica para aumentar a produtividade com email? Deixa um comentário.

[]’s,

Lameck Oliveira.
CEO & Partner na Diferencial TI.