O conhecimento é fundamental para qualidade do serviço, e compartilhá-lo torna sua equipe mais produtiva e alinhada. Separei três dicas rápidas para você turbinar sua base de conhecimento. 

1 – Gestão do conhecimento precisa ser parte da rotina

“Aqui temos muito trabalho, não dá para parar e escrever”, talvez você esteja escutando isso de alguém ou você seja a pessoa que está utilizando essa desculpa. A verdade é que você não possui um ambiente de colaboração, nem está interessado em criá-lo. 

É comum que as informações estejam espalhadas em vários lugares, como: notas de reunião, histórico de e-mails, documentos, planilhas e até mesmo pessoas. E isso já é parte da rotina de trabalho, mas deixar os arquivos todos espalhados torna difícil achá-los posteriormente. Então, oriente que todas as produções precisam estar centralizadas, e compartilhadas com que faz sentido.

Vai realizar a migração do Servidor? Torne parte da rotina criar uma documentação sobre o projeto, e vários comunicados antes da migração acontecer para que todos saibam o que está acontecendo, assim, você previne incidentes.

2 – Mantenha sua base sempre atualizada 

Já imaginou comprar um drone novo para fotografias, e na hora de montar você recebe um manual desatualizado? É bem chato quando você busca informação, e só encontra informações antigas.

É ideal que sua base seja constantemente atualizada, e se possível, por várias pessoas, assim você consegue ter um conhecimento compartilhado muito maior. Estimule sua equipe colocar o conhecimento delas para fora, onde é acessível por todos.

3 – Permita que o usuário dê feedback

Como saber se os artigos de sua base de conhecimento estão ajudando os usuários? A única forma é perguntando ao usuário. Faça o simples, ao final de cada conteúdo, permita que o cliente indique se o conteúdo o ajudou. Faça pesquisas sobre a qualidade do conteúdo para que os clientes possam comentar e presenteá-lo com mais informação. Muitas ferramentas de Service Desk já possuem integração com base de conhecimento.

Acredite, isso vai te ajudar muito a saber se está no rumo certo. Leia também 04 vantagens de uma base de conhecimento.

Veja também 06 ferramentas para base de conhecimento

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Tem alguma dica para ter uma base de conhecimento eficiente? Deixa seu comentário.

Lameck Oliveira.
CEO & Partner.