Dentro de uma empresa existem diversos processos aos quais deve-se aplicar uma atenção especial e que precisam ser acompanhados de perto para evitar problemas. Entre esses processos, podemos destacar o backup. Uma maneira de manter funcional a sua rotina de cópias de proteção da melhor forma possível é implantar uma auditoria de backup.

No post de hoje nós vamos lhe falar acerca da importância da rotina de backup e como manter este processo prático por meio de uma auditoria. Então, tome nota de tudo e boa leitura!

O problema: Backups imprestáveis

Muitas empresas hoje realizam suas rotinas de cópias de segurança apenas porque lhes é recomendado, mas se esquecem do verdadeiro objetivo de manter um backup funcional, a continuidade do negócio.

De nada adianta seu negócio manter várias cópias de segurança espalhadas pelos mais diversos ambientes, se no momento do restore, seus dados estiverem corrompidos, desatualizados, ou seus sistemas simplesmente não funcionarem. Você manteve um processo que demanda tempo e recursos, por pura burocracia tecnológica, não atendendo ao seu objetivo principal, que era manter sua empresa funcionando.

E, afinal, como você sabe que seus dados estão realmente protegidos ou se suas cópias vão funcionar quando você precisar? Qual a garantia você tem que não vai ficar na mão e gerar um grande prejuízo? É aí que entra em cena o nosso tema de hoje!

A Solução: Auditoria de backup

A auditoria de backup se trata de um processo para controle de outra tarefa, a criação das cópias de segurança, com o objetivo de garantir uma melhor administração dessa tarefa tão importante para a saúde de sua empresa.

Ela preza pela redução dos riscos de perda de dados, adulteração e vazamento, assim como impedir a interrupção dos serviços e promover a boa gestão de seus backups internos e externos.

Por mais eficiente que seu processo possa parecer, submetê-lo a uma auditoria pode revelar suas fraquezas e que ele não atende a todas as necessidades do negócio, deixando a desejar no caso de uma demanda de urgência.

Uma auditoria de backup analisa cinco pontos fundamentais para garantir que seus dados estarão realmente seguros e que seu processo está de acordo com suas demandas. Vamos listá-los a seguir.

1. Procedimento

A documentação de toda a rotina de backup é fundamental para que qualquer pessoa possa realizar o processo sem acompanhamento. Nas empresas, em geral, apenas um colaborador é responsável por fazer as cópias de segurança. Sem uma documentação adequada, caso este colaborador se ausente, como outra pessoa poderá realizar a rotina?

Para uma boa bibliografia, é importante documentar os seguintes itens:

  • como é realizado o backup;
  • onde se encontram os arquivos necessários;
  • como são registrados os dados das cópias de segurança.

2. Rotina

Outro ponto fundamental é a rotina, os processos de backup não devem ser realizados de maneira esporádica, e sim seguindo uma agenda pré-determinada, com base no dia a dia da empresa.

Para que uma cópia esteja funcional quando se necessite dela, é essencial que seja atualizada e, para isso, você deve manter a regularidade do processo de backup. Alguns dados podem esperar por um tempo maior para serem copiados, mas as atividades críticas da empresa poderão ter cópias criadas até mesmo mais de uma vez por dia. Alguns pontos significativos para a rotina são:

  • em que local físico as cópias serão salvas;
  • a frequência que os dados serão copiados;
  • como será realizada a restauração em caso de necessidade.

3. Sistema

Existem diversos sistemas para realização de backup, e escolher o melhor para a sua empresa é de extrema importância, uma vez que essas ferramentas serão responsáveis por criar as cópias de segurança que darão continuidade ao seu negócio em caso de falhas.

É essencial que a equipe conheça o software e como lidar com qualquer problema que possa ocorrer durante um backup, ou até mesmo em um restore. Escolher uma ferramenta que não atenda às expectativas pode contribuir para cópias não funcionais e, consequentemente, prejuízos.

4. Armazenamento

O objetivo principal do backup é criar uma cópia de seus dados, sistemas ou qualquer outra atividade crítica, para que em caso de falhas, humanas ou naturais, seja possível continuar o trabalho a partir da restauração de uma dessas cópias, Porém, para que as cópias estejam realmente seguras, são necessários locais de armazenamento confiáveis.

Digamos que seus backups sejam armazenados em HDs externos e esses dispositivos fiquem guardados junto aos servidores da empresa. Em caso de falhas do sistema, poderão ser utilizados os HDs para restore, mas em um caso de incêndio, seus dados principais e suas cópias se perderão, e sua empresa não terá como manter seus serviços.

5. Evidências

O papel da auditoria de backup é garantir que todo o processo de criação e armazenamento das cópias de segurança estão funcionando como deveriam e entregar segurança aos gestores e investidores de uma empresa.

Essa segurança é transmitida por meio das evidências, que são provas de que o processo realmente funciona, entre elas estão:

  • evidências de restauração: em caso de necessidade, as cópias têm confiabilidade de restore;
  • evidências de armazenamento: os locais em que os backups estão alocados condizem com a segurança esperada;
  • evidências de falhas: os possíveis erros encontrados são analisados e corrigidos para não interferir nos resultados esperados;
  • evidências de periodicidade: conseguida por meio de documentos que comprovam a realização periódica dos backups.

Boas práticas de backup

Para que sua empresa tenha um bom desempenho em uma auditoria, pode-se empregar certas práticas que visam melhorar essa rotina. Como algumas certificações (ISO) exigem um processo de backup auditado, manter essa tarefa é essencial para o desenvolvimento do negócio.

Entre as melhores práticas, podemos citar:

  • manter três cópias de cada arquivo: é interessante preservar pelo menos três reproduções de seus backups, para potencializar a chance de sucesso de um restore;
  • usar diferentes armazenamentos: para lidar com todo o tipo de problema que possa ocorrer, a melhor saída é utilizar vários formatos de armazenamento, como fitas, HDs, cloud, entre outros;
  • documentar cada backup realizado: é importante para saber não só a data e hora de uma cópia, mas outras informações importantes sobre o backup, como quais processos estavam em andamento naquele momento;

Seguindo essas pequenas dicas, sua empresa terá maiores chances de ter um bom resultado em uma auditoria de backup. Você tem alguma dúvida ou dica de como é realizado o backup em sua empresa? Escreva nos comentários e nos deixe saber!

Felipe Lucena.
CTO & Partner.