Muitas empresas possuem apenas um técnico alocado para área de TI, e este acaba respondendo diretamente para o dono ou um dos sócios (aquele que gostar mais de tecnologia) ou em alguns casos a empresa funciona com toda equipe sendo de TI com supervisão de um gerente. Mas em qualquer uma das situações, é fato que você precisa realizar reuniões com a equipe de ti periodicamente para garantir que os objetivos serão alcançados.

Seja você alguém que entende pouco ou nada de tecnologia ou você alguém que “manja dos paranauês” técnicos, esse post o ajudará a conduzir as reuniões com seu time de tecnologia da informação, o pessoal da TI.

O porquê de ter reuniões com a equipe de TI

Eu realmente acredito que a maioria das reuniões que as empresas realizam não deveria existir, pois a maioria delas acontece SEM QUE:

  1. As pessoas recebem uma pauta da reunião.
  2. As pessoas saibam exatamente qual o objetivo da reunião.
  3. As pessoas saibam o porquê de estarem ali.

Sem falar que a maioria delas é muito mal conduzida. Contudo, existem reuniões que são necessárias e precisam acontecer regularmente. E todo Service Desk deveria ter pelo menos três reuniões periódicas:

  • Reuniões semanais ou mensais (depende da metodologia utilizada).
  • Reuniões trimestrais.
  • Reuniões anuais.

Todas as três existem com o mesmo propósito: avaliar os resultados obtidos até o momento, e realizar os ajustes necessários para o alcance das metas e objetivos.

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Reuniões anuais com o time de TI

As reuniões anuais são para que você passe para o seu time de suporte uma visão de longo prazo. Utilize essa reunião para:

  1. Avaliar os indicadores do ano (resultados obtidos versus os resultados planejados).
  2. Apresentar o plano do próximo ano, principais mudanças e aquilo que deu certo e permanecerá.

É importante que você faça primeiro a apresentação dos indicadores anuais, e de como foi o ano. Apresente as principais conquistas, e evite falar dos fracassos. Aproveite esse momento para parabenizar a equipe e lembrá-los do que foi conquistado em equipe.

E ao findar a avaliação do ano, inicie a apresentação do plano do ano seguinte para seu time de suporte. Deixando claro:

  1. Quais são as metas da empresa para o ano.
  2. Como o time de suporte ajudará no alcance das metas da empresa.
  3. O que será ajustado para que essas metas sejam alcançadas.

Assim, você dá significado para as atividades diárias. Deixe claro que as atividades diárias possuem uma relação direta com algo maior, e você terá pessoas engajadas. Por exemplo: Se a empresa possui a meta de trazer 100 novos clientes ao longo do ano, o suporte poderá ajudá-los desenvolvendo novos projetos, como: Implantar telefonia de VoIP para que o time comercial tenha mais informações sobre as ligações, e assim o suporte a um usuário que está com problemas ao tentar fazer ligação faz parte de ajudar a empresa a conseguir novos clientes.

Reuniões trimestrais com o time de TI

Planejar um ano inteiro em detalhes é muito complexo. Por isso, quebro meu planejamento em trimestres. E para cada trimestre, eu estabeleço objetivos e metas que serão alcançados e faço uma reunião de fechamento com a equipe.

Nessa reunião:

  1. Avaliamos qual o percentual de completude das metas e quais foram nossos feitos no trimestre que possuem relação com a meta anual.
  2. Celebramos com bastante comida e diversão.
  3. Exibimos qual será o foco do semestre seguinte e qual a relação dele com a meta anual.

Tudo muito simples e objetivo. Separo um tempo para responder as dúvidas, objeções e inseguranças da equipe. E fim de reunião.

Reuniões semanais com o time de TI

Essas são minhas favoritas! Elas acontecem para garantir que a equipe está no caminho certo em um visão menor, e precisam ser muito dinâmicas e pragmáticas. Aqui, na Diferencial TI, nós a chamamos de Conselho de Elrond, afinal, reunião semanal da TI é um nome muito chato.

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E no conselho de Elrond, nós:

  1. Observarmos os principais indicadores do seu service desk.
  2. Damos dicas, avisos ou conselhos sobre coisas simples que ajudem sua equipe a manter-se no foco. Coisas como “Não jogue Pokémon Go em uma visita ao cliente” entram aqui.
  3. Avaliamos a performance da equipe naquela semana, e uma vez por mês damos um prêmio para quem teve o melhor resultado.

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Algumas regras do conselho de Elrond:

  • Deve durar até 30 minutos.
  • A reunião não deve ser utilizada para resolver questões ou tratar assuntos, apenas para atualizar a equipe e informar de ajustes a serem tomados.
  • A reunião é online.

03 dicas para mandar bem nas reuniões

É muito importante que essas reuniões não sejam utilizadas para tratar problemas da empresa, ou discutir novas ideias. Para que as reuniões com seu time de TI funcionem, elas precisam ser focadas e com pauta bem clara e definida.

As pessoas sempre fazem expressão de espanto quando falo que meu tempo de alinhamento com minha equipe se resume em não mais que 30 minutos semanais, e as reuniões trimestrais e anuais, e alguns conteúdos publicados na intranet. Isso é resultado de uma série de ações tomadas para permitir que as pessoas não percam tempo sendo interrompidas, e focarem em fazer o trabalho delas.

E como bônus, vou deixar 03 dicas para conduzir boas reuniões com as equipes de TI:

01: Torne as pessoas parte da reunião

É importante que você crie uma agenda para reunião, e essa agenda inclua momentos em que as pessoas participem. Você terá pessoas mais participavas da reunião se:

  1. Ter a condução da reunião compartilhada, cada tópico pode ser coordenado por pessoas diferentes.
  2. Enviar a pauta da reunião com antecedência, e informar como as pessoas devem se preparar para reunião.

Se sua reunião não for participativa, ela terminará mais ou menos assim:

02: Faça uso do standup meeting

Se você quer fazer uma reunião rápida com sua equipe, mas tem medo dela virar uma reunião de 02 horas, convide sua equipe para uma reunião em pé. E garanto para você que a reunião não terá mais de 15 minutos.

03: Tenha o “ursinho” da fala

Em algumas reuniões, o problema é que todos querem falar ao mesmo tempo. Então, defina que só poderá falar quem estiver segurando o “ursinho” (pode ser qualquer outro objeto, bola de beisebol, ou uma luva), e para pegar o “ursinho” você precisa levantar a mão e solicitar. Assim, você ensina sua equipe a respeitar a vez dos outros e não transforma a sala de reunião em uma feira.

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Quer saber mais sobre como conseguimos ter reuniões produtivas e pouco tempo gasto com interações desnecessárias? Deixa um comentário.

[]’s,

Lameck Oliveira.
CEO & Partner na Diferencial TI.