O que empresas de serviço podem aprender com um sistema de produção japonês? Bem, Kanban é um framework usado para entregas ágeis. Criado pelo Taiichi Ohno, da Toyata, com o objetivo de melhorar o sistema de produção, o kanban é uma ótima ferramenta para priorização de atividades e entrega de valor de forma ágil e contínua.

Quando a Toyata passou a utilizar a metodologia em seu chão de fábrica tinha o objetivo de combinar a quantidade de trabalho em andamento com a capacidade de entrega da equipe. O Kanban permite um planejamento mais flexível, entrega mais rápida, foco claro e transparência em todo o processo de produção. E empresas de serviço podem fazer uso do kanban para tornar seus times mais ágeis.

Como funciona na prática

A gestão das atividades no kanban são gerenciadas através de um quadro. Em um time de marketing, seria mais ou menos assim:

kanban-board

E pode ser utilizado por qualquer outro tipo de time, seja de contabilidade, advocacia, medicina, engenharia, publicidade, recursos humanos e qualquer outro.

O “gargalo” do quadro kanban

Um gargalo em seu pipeline fará a restrição do fluxo. A vazão do seu funil/quadro será definida pela taxa de transferência do gargalo, e assim você saberá o poder de entraga do seu time.

Utilizando o exemplo do time de marketing, se os revisores de conteúdo são capazes de revisar apenas 5 conteúdos por semana enquanto os produtores têm capacidade de produzir 15 conteúdos por semana, a taxa de vazão do seu pipeline será de 5 conteúdos por semana porque o gargalo acontece nesse estágio.

bottleneck

Observação: É muito importante não entender o gargalo como algo negativo. Mas como um ponto do processo em que você tem a vazão definida. Assim como um garrafa.

Utilizar kanban como metologia permite que você esteja ciente das fases de produção do trabalho, e onde as atividades podem acumular. Então, o que pode ser feito? Você pode transferir recursos para aliviar o processo. Em nosso exemplo: alguns dos produtores de conteúdo podem ser alocados para revisão, ou podem ser realocados para outro projeto, enquanto os revisores trabalham nos conteúdos.

Gargalos dinâmicos

Kanban vai muito além de um storyboard visualmente agradável. Em sua versão mais simples, um sistema kanban é composto por um quadro branco com cartões ou notas colocadas em colunas com números no topo.

  • Os cartões representam itens de trabalho.
  • As colunas são as etapas do processo de entrega.
  • Os números na parte superior de cada coluna são limites para o número de cartões permitidas em cada etapa.

É importante limitar a quantidade de trabalho em andamento, em cada etapa do processo, para que não haja uma superprodução. Então, os gargalos no kanban são revelados de forma dinâmica para que você possa resolvê-los antes que eles saiam do controle.

Como começar com Kanban

  1. Mapeie o fluxo de valor (o seu processo de trabalho): onde o trabalho começa? Quais são todos os passos que a ideia passa por até que esteja entregue ao cliente ou usuário final?
  2. Defina o início e pontos finais do sistema kanban: você não precisa evolver toda a empresa no início. Comece apenas pela sua área, a parte que você detém o controle, e com o passar do tempo você pode evoluir para os demais times ou partes do processo.
  3. Elabore um quadro kanban: tudo que você precisa é de um quadro branco e alguns Post-It. Não precisa se preocupar com beleza, com o tempo você irá evoluí-lo. Desenhe no quadro as etapas, e coloque as “tarefas” em seus respectivos estágios.
  4. Comece a utilizar a metodologia com sua equipe: explique pra sua equipe a ideia, e como funciona. E passe a utilizar.
  5. Ajuste com base na utilização: empiricamente, você poderá ajustar seu quadro kanban. O importante é começar a utilizar logo
  6. É necessário que:
    1. O quadro fique disponível para que toda equipe visualize as tarefas e etapas.
    2. O líder da equipe fique atento aos possíveis problemas de produção sinalizados pela equipe com uma marcação.
    3. O time atualize as suas atividades.

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Como a Diferencial TI utiliza kanban

A Diferencial TI utiliza o kanban como metodologia de entregas ágeis para projetos como o de suporte e atendimento em infraestrutura de TI (help/service desk). E isso nos permite tomar decisões de priorização com maior facilidade, e entregar aquilo que gera mais valor para os nossos clientes.

Tem alguma dúvida de como colocar o sistema kanban em prática? Deixe um comentário.

[]’s,

Lameck Oliveira.
CEO & Partner na Diferencial TI.