A sua ferramenta de e-mail pode ser uma grande aliada no aumento da produtividade, desde que utilizada adequadamente. Separei 03 dicas para aumentar sua produtividade com e-mail. Todas as três dicas são livres de ferramenta, e você pode aplicá-las em qualquer gerenciador de e-mail.

01: Crie pastas por contexto

Manter a caixa de entrada sempre limpa, vazia, e com todos os emails devidamente processados é um sonho de qualquer pessoa que atua no mundo corporativo. Mas está longe de ser uma realidade para maioria.

Uma ótima forma de conseguir alcançar esse sonho, é criar pastas por contexto. Isso mesmo. Segmente suas pastas em contextos, como: esperando, responder, arquivo. E utilize-as para organizar.

Como criar pastas no Outlook

  1. Em seu computador, abra o Outlook.
  2. Na guia Pasta, clique em Nova Pasta.
  3. Nomeie a pasta, e clique em OK.

Como criar “pastas” no Gmail

Na verdade, o Gmail não possui o conceito de pastas. Ele utiliza marcadores de mensagens. Então, um mesmo e-mail pode estar em mais de um marcador.

  1. Em um computador, abra o Gmail. Não é possível criar marcadores no app do Gmail.
  2. À esquerda, clique em Mais.
  3. Clique em Criar novo marcador.
  4. Nomeie o marcador.
  5. Clique em Criar.

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Segmente as pastas por contexto

Organizar as pastas de e-mail em contextos de ação – esperando resposta, para responder, etc – é uma ótima forma para aumentar a produtividade, pois permite que você trabalhe em seus emails de forma mais focada. Em um primeiro momento você pode entrar apenas para processar as mensagens da caixa de entrada, e em um segundo momento você entra apenas para atuar no contexto que desejar. Abaixo estão algumas sugestões de pastas para criar e aumentar a produtividade com e-mail.

Caixa de Entrada

A caixa de entrada ficam os emails recebidos e não processados, ou seja, se está lá é porque nada foi feito ainda. Então, se algum e-mail estiver na caixa de entrada é porque não foi lido ou lido e ainda não processado.

Esperando resposta

Crie uma pasta de e-mail com nome “esperando resposta”, coloque todos os e-mails que você já respondeu e está aguardando uma resposta, assim você tem uma lista para verificar semanalmente e cobrar as pessoas em caso de ausência de resposta.

Para responder

Crie uma pasta de e-mail com nome “para responder”, e coloque todos os e-mails em que a única – e exclusiva – ação relacionada seja separar alguns minutos para respondê-los. E separe horários específicos para abrir essa pasta, e “limpá-la” respondendo todos os e-mails que estão lá.

Agir

Na pasta “Agir”, coloque todos os e-mails que estão relacionados a uma tarefa específica. Guarde aqui os e-mails que demanda ações que você pode executar sem obstáculos, mas não pode ser exatamente no momento em que você está lendo. Por exemplo: Vamos supor que você recebeu uma solicitação por e-mail para criar e enviar o cronograma do projeto Ninja. Você não precisa executar exatamente naquele momento, mas também não pode esquecer. Então, você pode mover o e-mail para pasta “Agir”, e executar essa ação posteriormente. 

Arquivo

Crie uma pasta “Arquivo”, e coloque todos os e-mails que não precisa esperar, nem responder, nem executar ação. Eles podem ser úteis para consultar posteriormente.

02: Crie regras de e-mail

Regras de e-mail executam automaticamente uma ação em uma mensagem recebida ou enviada que satisfaz condições determinadas na regra. E como as regras pode ajudá-lo a ser mais produtivo com e-mail? Você pode criar uma regra para mensagens de um remetente específico, como Chico Science, com a palavra “apresentação” no assunto, para ser movida para uma pasta chamada Apresentações do Chico Science.

Como criar uma regra com base em uma mensagem

  1. Clique com o botão direito do mouse na mensagem na qual a regra se baseará e, no menu de atalho, clique em Criar Regra.

    Na caixa de diálogo Criar Regra, marque as caixas de seleção das opções já preenchidas com informações da mensagem selecionada.

  2. Marque a caixa de seleção Mover o item para a pasta.

  3. Clique em uma pasta ou clique em Novo para criar uma nova pasta para armazenar as mensagens.

  4. Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e siga as demais instruções do Assistente de Regras e Alertas.

    Dica     Para executar a regra assim que ela for criada, marque a caixa de seleção Executar esta regra agora nas mensagens em pasta na última página do Assistente de Regras e Alertas.

    Todas as mensagens da Caixa de Entrada ou de qualquer pasta escolhida que atendam às condições e exceções associadas à regra serão movidas para a pasta especificada. Para testar a nova regra, abra a nova pasta. As mensagens corretas foram movidas?

O trecho acima foi extraído da base de artigos de suporte ao Office.

03: Estabeleça horários para verificar seu e-mail

Como disse anteriormente, gerenciadores de e-mails podem ser ótimos aliados no aumento da produtividade. Contudo, caso você não saiba utilizar adequadamente serão grandes “ralos” de tempo. É muito comum que as pessoas deixem o e-mail aberto enquanto estão utilizando o computador. E abrem uma nova mensagem logo que receberem uma notificação ou escutam o barulhosinho de novo e-mail.

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Assim como você não fica 24 horas esperando receber cartas ao lado da caixa de correio, você não deve ficar esperando novos emails todo o tempo. Estabeleça horários para verificar novas mensagens. Eu tenho três momentos em que verifico minha caixa de e-mail: ao iniciar o dia de trabalho, trinta minutos antes do horário de almoço, e uma hora antes do fim do expediente. Identifique os horários que funcionam melhor para você, para seu tipo de atividade e abra o gerenciador de e-mail apenas nesses horários.

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Tem alguma dica para aumentar a produtividade com e-mail? Deixa um comentário.

[]’s,

About Lameck Oliveira

Trabalho todos os dias para salvar o mundo do suporte em TI “ok” e torná-los suportes extraordinários, memoráveis. Empreendedor em TI, adepto do jiu-jitsu e jogador de pôquer nas horas vagas, sou fã das trilogias do Senhor dos Anéis e Hobbit. E contrariando meu nome, utilizo Windows.