O conhecimento é fundamental para qualidade do serviço, e compartilhá-lo torna sua equipe mais produtiva e alinhada. Separei três dicas rápidas para você turbinar sua base de conhecimento. 

1 – Gestão do conhecimento precisa ser parte da rotina

“Aqui temos muito trabalho, não dá para parar e escrever”, talvez você esteja escutando isso de alguém ou você seja a pessoa que está utilizando essa desculpa. A verdade é que você não possui um ambiente de colaboração, nem está interessado em criá-lo. 

É comum que as informações estejam espalhadas em vários lugares, como: notas de reunião, histórico de e-mails, documentos, planilhas e até mesmo pessoas. E isso já é parte da rotina de trabalho, mas deixar os arquivos todos espalhados torna difícil achá-los posteriormente. Então, oriente que todas as produções precisam estar centralizadas, e compartilhadas com que faz sentido.

Vai realizar a migração do Servidor? Torne parte da rotina criar uma documentação sobre o projeto, e vários comunicados antes da migração acontecer para que todos saibam o que está acontecendo, assim, você previne incidentes.

2 – Mantenha sua base sempre atualizada 

Já imaginou comprar um drone novo para fotografias, e na hora de montar você recebe um manual desatualizado? É bem chato quando você busca informação, e só encontra informações antigas.

É ideal que sua base seja constantemente atualizada, e se possível, por várias pessoas, assim você consegue ter um conhecimento compartilhado muito maior. Estimule sua equipe colocar o conhecimento delas para fora, onde é acessível por todos.

3 – Permita que o usuário dê feedback

Como saber se os artigos de sua base de conhecimento estão ajudando os usuários? A única forma é perguntando ao usuário. Faça o simples, ao final de cada conteúdo, permita que o cliente indique se o conteúdo o ajudou. Faça pesquisas sobre a qualidade do conteúdo para que os clientes possam comentar e presenteá-lo com mais informação. Muitas ferramentas de Service Desk já possuem integração com base de conhecimento.

Acredite, isso vai te ajudar muito a saber se está no rumo certo. Leia também 04 vantagens de uma base de conhecimento.

Veja também 06 ferramentas para base de conhecimento

baixeaqi

Tem alguma dica para ter uma base de conhecimento eficiente? Deixa seu comentário.

About Lameck Oliveira

Abracei como missão ajudar pessoas a entregarem o trabalho de forma mais ágil, organizada e colaborativa. Especialista em Jira, adepto do jiu-jitsu e jogador de pôquer nas horas vagas, sou fã das trilogias do Senhor dos Anéis e Hobbit. E contrariando meu nome, utilizo Windows.