Planejar um orçamento em TI é necessário para garantir a saúde financeira do seu negócio, principalmente na hora de entregar os projetos. Criar práticas que permitam a criação de um plano é, portanto, essencial.

Levantamento de informações sobre objetivos, análise dos gastos com infraestrutura e monitoramento estão entre as ações necessárias para desenvolver o plano de excelência.

Confira agora 6 dicas para montar um orçamento de TI com eficiência para o seu negócio.

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1. Defina os objetivos principais

O primeiro passo é pensar no objetivo do negócio. Assim, você poderá criar um orçamento que corresponda à realidade. Por exemplo, é preciso que ele espelhe o que você gasta para manter os projetos em andamento e garantir uma margem de lucro justa, dentro daquilo que a empresa deseja alcançar.

Nesta hora, o gestor precisa ser realista. Ele precisa saber o que o planejamento vai trazer para o próximo período. Assim, é possível garantir que o fluxo de caixa não entre no vermelho.

A garantia de que sua empresa vai continuar atuando com eficiência nos próximos anos está na qualidade do trabalho feito pela gestão de TI nos projetos atuais. Por isso, fique sempre atento aos valores que saem do caixa.

Estimar e projetar custos é importante também para reduzir o máximo possível de gastos. Desta forma, você conseguirá investir mais nos trabalhos, garantindo um melhor nível na entrega e mais lucro para a empresa.

2. Levantamento de dados

O segundo passo para iniciar um planejamento deste tipo é levantar as informações mais importantes. Sente-se com sua equipe e pensem em como responder a pergunta: “quais as necessidades da empresa que precisam ser supridas?”. Afinal, os projetos que serão desenvolvidos visam não só a subsistência da organização, mas também seus objetivos maiores.

Para responder a questão, leve em consideração as dificuldades da empresa atualmente. Além disso, considere os recursos dela e as ferramentas que podem ajudar. Equipamentos e sistemas de TI também precisam entrar na equação, pensando sempre no que pode ser adquirido ou aperfeiçoado.

Para saber o custo de todo valor que sua empresa tem, pense na quantidade de recursos que pode oferecer ao cliente. É importante, por exemplo, colocar em questão a quantidade de profissionais que estarão trabalhando em cada projeto.

Leve em consideração também as estimativas de tempo que eles levarão para efetuar os processos contratados pelos clientes. Outros pontos fundamentais são a aquisição de novos equipamentos (software e hardware) e a forma de pagamento realizada.

3. Use métricas e indicadores de desempenho

A primeira parte do planejamento é se certificar que os últimos objetivos da empresa estarão alinhados com os projetos que serão desenvolvidos. Você fará isso utilizando as métricas necessárias para a empresa projetar os valores de entrada e de saída. Por isso, é importante o realismo: o planejamento deve ser feito de acordo com o que acontece na prática – e não do ideal.

Para isso, é indispensável contar com indicadores de desempenho. Assim, você terá números precisos sobre a eficiência dos funcionários, o desempenho da segurança e as possibilidades que a infraestrutura oferece para toda a equipe.

Através do acompanhamento destas métricas você terá mais garantia de sucesso nas operações e manterá a segurança de que ela esteja de acordo com o que já foi planejado. Com isso, você também poderá descobrir se ajustes precisarão ser feitos em orçamentos futuros.

4. Considere o que pesa no orçamento de TI

Em um orçamento, deve conter tudo o que gera gastos para a empresa. Isso deverá ser levado em consideração desde pequenos até grandes projetos. 

Você não deve esquecer nenhum custo. Além dos equipamentos que possui e o valor que cada funcionário recebe mensalmente, é preciso considerar os custos de luz, internet, água entre outros.

Some também o número de computadores e o gasto com sistemas. Pense nas consultorias, serviços contratados, treinamentos e Outsourcing. Tudo isso não servirá apenas para você saber o quanto cobrar, mas também saber o que pode ser otimizado e substituído no futuro.

5. Acompanhe o projeto de perto

Acompanhar o projeto e averiguar se tudo está dentro do planejado é fundamental. Utilize relatórios de acompanhamento e preveja recursos disponíveis para que tudo continue acontecendo. Faça o controle e a avaliação de desempenho, sempre adequando as rotinas diárias ao cronograma. Só assim você vai garantir o desempenho que foi previsto.

Utilize ferramentas de gestão que ajudam no desenvolvimento das tarefas. E sempre considere a visão macro do mercado, buscando informações sobre o preço que a concorrência está praticando no mercado. Afinal, o objetivo é sempre oferecer mais por menos (custo-benefício), cobrir os custos e ainda lucrar para crescer.

6. Melhore constantemente o orçamento em TI

Não adianta ter um preço preciso se você não utilizar as métricas para avaliar constantemente o valor do trabalho. É preciso fazer os ajustes necessários constantemente, não só para manter o custo apropriado, mas também para alinhar o crescimento da empresa.

No dia a dia, adote práticas para melhorar o orçamento de TI. Invista em infraestrutura, principalmente olhando para o mercado de tecnologia. É preciso integrar as últimas novidades, em termos de equipamentos, softwares, sistemas e também práticas de gestão.

Manter-se atualizado atrai mais clientes. Por isso, em casos de redução de gastos, pense em estratégias que não afetem diretamente os projetos. Invista em treinamentos, consultoria, manutenções, licenças e nunca deixe de olhar para as novidades.

Isso leva em conta a equipe, é claro. Ela precisa estar preparada para poder realizar o trabalho da melhor maneira possível. As mudanças devem ser implementadas sempre respeitando a qualidade, a capacidade de adequação, o perfil e o desempenho dos colaboradores.

Vale a pena investir em si mesmo, a fim de garantir as melhores práticas de liderança. O planejamento de recursos também é essencial. Cheque, constantemente, a capacidade de sua empresa em armazenar dados e informações.

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Conclusão

Por fim, tenha um projeto longo, que vise os próximos anos. Quando elaborar o planejamento, já pense no prazo de validade que ele pode ter. Invariavelmente, a empresa precisará mudar e se adaptar no futuro, mas é imprescindível saber qual caminho você pretende traçar – saiba claramente onde deseja chegar.

Compreender que é preciso crescer fará que você entenda que os investimentos serão essenciais. Para isso, será preciso atingir um objetivo antes de desenvolver o próximo.

 

[]’s,

Lameck Oliveira