Não há como negar: as mudanças provocadas pela Quarta Revolução Industrial, ou Indústria 4.0, são pautadas pela tecnologia, seja nos campos físico, digital ou biológico. Para percebê-las, não precisamos ir muito longe, não é?

Isso porque identificamos a forte presença da tecnologia no meio empresarial em:

  • atendimentos feitos por robôs em chats;
  • sistemas ERP online;
  • softwares contábeis;
  • ferramentas online para agendar compromissos, gerenciar projetos ou criar mapas mentais;
  • equipamentos automatizados, entre outros.

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Tais recursos e sistemas otimizam toda a rotina do escritório e da equipe, o que auxilia o aumento da produtividade, a satisfação dos clientes e a otimização de processos. Daí a importância da tecnologia dentro de escritórios contábeis.

O que acha de entender com mais detalhes os impactos e benefícios da modernização para o seu escritório? É só continuar acompanhando!

Otimiza os processos do escritório

Seja nas áreas administrativa, operacional, comercial etc., a tecnologia é muito importante quando se trata de organizar e otimizar processos. Vamos ver um exemplo?

Ao utilizar um software contábil juntamente com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível registrar e organizar todas as informações — financeiras, administrativas e operacionais — e tarefas.

Dessa forma, o gestor entende facilmente:

  • o que está acontecendo no escritório;
  • quais atividades estão em andamento ou já foram finalizadas;
  • qual colaborador está atuando em cada uma das tarefas.

E tem mais: se você e a sua equipe sofrem com a papelada do escritório, saiba que muitos sistemas contábeis utilizam o armazenamento em nuvem. Ou seja, todos os dados inseridos no software são salvos remotamente, online, e podem ser acessados a qualquer hora, de qualquer local.

Mas, atenção: para que o seu escritório aproveite todas as vantagens oferecidas pelos módulos e funcionalidades de um software contábil, é preciso garantir que a equipe receba o devido treinamento.

Gera mais valor para os clientes

Há benefícios diretos e indiretos da tecnologia quando se trata de gerar mais valor para os clientes — para exemplificar, apresentamos abaixo duas ferramentas tecnológicas: o software de CRM e o chatbot.

  • Software de CRM: esse software é especializado na gestão de relacionamento com o cliente, ou seja, apresenta uma série de funcionalidades que otimizam as interações. Ele permite, por exemplo, o registro de informações durante a ligação com o cliente para que nada seja esquecido e tudo fique armazenado para o próximo contato. Isso evita falhas de atendimento, como oferecer um pacote promocional repetidamente para a mesma empresa, e estimula uma interação personalizada.
  • Atendimento por chatbots: quantas pessoas interessadas nos serviços do seu escritório fazem exatamente a mesma pergunta no primeiro contato? Dúvidas simples, aliás, surgem até com clientes de anos e anos. Ao utilizar um chatbot para realizar atendimentos e responder às questões mais básicas, você colabora para que o fluxo de trabalho da equipe não seja interrompido e para que os clientes tenham suas dúvidas sanadas rapidamente, sem a necessidade de ligarem para o escritório ou irem até ele.

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Aumenta a produtividade de todos os setores do escritório

Tecnologia da Informação (TI) desempenha um papel fundamental nos dias atuais para empresas de todos os portes, já que os recursos oferecidos por ela promovem o diferencial competitivo, ajudam na redução de custos, agilizam processos e, claro, auxiliam o aumento da produtividade.

Tarefas repetitivas, que antes levavam horas e mais horas para serem concluídas, agora são finalizadas em pouco tempo com o uso de sistemas automatizados. Vamos ver o exemplo da integração contábil?

Antes, contadores precisavam se desdobrar — especialmente no dia do fechamento contábil — para ter acesso aos documentos e dados do setor financeiro das empresas atendidas.

Hoje, por meio da integração contábil, o contador consegue acessar todos os dados do sistema ERP dos clientes e exportá-los para o software contábil do escritório, sem a necessidade de digitar os lançamentos. Ah, e tem mais: documentos também poder ser enviados pelo próprio sistema!

Isso tudo não só otimiza toda a análise das informações, mas também possibilita a economia de tempo e aumenta significativamente a produtividade dos contadores.

Enfim, percebeu como sistemas e aparatos tecnológicos são fundamentais para escritórios de contabilidade? Ao otimizar os processos de diferentes departamentos, a tecnologia abre espaço para o seu negócio se desenvolver ainda mais.

Então, agora que você já entende a importância da tecnologia dentro de escritórios contábeis, o que acha de escolher um software contábil para auxiliar na gestão de processos? Saiba como agora mesmo!

 
Isabella Soares, formada em Publicidade pela PUC Minas, Analista de Marketing no GestãoClick, um software de gestão empresarial que ajuda milhares de empresas a organizar e aumentar suas vendas diariamente.

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