WIP é a sigla em inglês para Work in Progress, traduzido em português para Trabalho em Progresso ou Trabalho em Processo, indicando os passos que uma produção deve sofrer até o estágio final. A função existe para os negócios que passam por etapas antes de efetuar a entrega do produto ou serviço, como:

  • Hospitais;
  • Agências de Marketing;
  • Setor Financeiro;
  • Etc.

O termo empresarial é normalmente utilizado para nomear procedimentos que ainda não foram terminados e entregues, como:

  • “A ser feito”;
  • “Em andamento”;
  • “Feito”;

– “Entregue”.

Por exemplo, o preenchimento de relatórios, criação de logotipos, ou quaisquer itens oferecidos que sofram etapas de produção. Apesar de parecer simples, algumas empresas ainda têm dificuldades para aplicar o WIP, e acabam por não promover as facilidades que o sistema oferece.

Confira agora, as desvantagens, as variadas formas para limitar e acelerar o WIP da sua empresa:

Desvantagens de um WIP muito longo

Compreender o ritmo do WIP é a forma mais indicada para se analisar a eficiência do trabalho realizado ou em progresso.

Por isso, ao permitir que os processos sejam muito longos, despende-se mais tempo para desenvolver um produto ou serviço, o tempo é o item mais precioso de um empreendimento.

Portanto, dentre as desvantagens de um WIP muito longo, algumas podem ser:

1. Desperdício de horas produtivas e rendimento: com a noção sobre o ritmo do WIP, é possível mensurar quanto de dinheiro está parado.

Para produzir qualquer serviço ou item, é preciso que algum capital seja investido, portanto, um WIP longo, com muitas horas de trabalho, pode gerar perda de lucro e rendimento;

2. Maior acúmulo de tarefas e procedimentos: ao alongar o WIP, aumenta-se também o número de tarefas acumuladas. Com isso, mais colaboradores terão seu tempo tomado por outras tarefas que já poderiam ter sido feitas.

É possível que até mesmo equipes de outros setores tenham que agir, para que tudo seja entregue em tempo hábil;

3. Diminuição de produtividade: um dos resultados da necessidade de se executar várias tarefas ao mesmo tempo é a diminuição de produtividade.

Por muitas vezes, o funcionário não consegue terminar nenhuma das atividades, apropriadamente, e acaba se estressando por acúmulo de funções.

Como limitar o WIP da sua empresa

Para evitar todos os pontos verificados acima, é fundamental que o gestor avalie a possibilidade de limitar o WIP da empresa. Isto é, encurtando processos e favorecendo a entrega em tempo hábil. Para isso, deve-se levar em consideração, primeiramente:

– Número de etapas: avaliar quantas etapas são exigidas para que um trabalho seja entregue ou finalizado;

– Exigências: é aconselhável analisar se as exigências não estão muito além do que verdadeiramente pede o trabalho. Os excessos podem ser a causa de alguns serviços estarem congestionados;

– Trabalhos passados: pode ser que o WIP esteja abarrotado de trabalhos passados, que provavelmente não sejam mais entregues por inúmeros motivos. Revisar os trabalhos que não devem ser feitos ou avaliados é uma boa forma de se equilibrar o sistema.

Como acelerar o WIP

Acelerar o WIP baseia-se em mudança de processos, reavaliação do que já está sendo feito e adaptação de medidas mais eficientes ao dia a dia dos profissionais. Para que isso ocorra, é de extrema importância que a equipe esteja alinhada com as necessidades da empresa.

Visando a melhora constante e rendimento, é viável considerar:

Metodologias modernas: existem algumas metodologias disponíveis para encurtar o WIP da empresa, melhorando o processo tradicional já adotado por várias organizações.

As metodologias mais usadas atualmente foram desenvolvidas para equipes de Tecnologia da Informação, mas podem ser adaptadas para todo tipo de empresa e entrega de serviço. É altamente recomendado que haja a análise do melhor método para o negócio;

Conheça seu time: cada equipe sabe exatamente seus objetivos e forma de trabalho, portanto, antes de qualquer decisão é importante saber a opinião do time. É essencial que haja reuniões para que todos fiquem atualizados sobre as mudanças, e possam opinar sobre eventuais melhorias.

Além disso, o gestor permite que outros pontos de vista sejam analisados, aumentando a cooperação entre funcionários ao valorizar a visão de cada um;

Planejamento prévio: antes mesmo de incluir um serviço ao WIP, é necessário que exista um planejamento do que deve ser realizado naquele item.

Ao criar um roteiro completo de tarefas a se fazer para finalizar o serviço, facilita-se o trabalho de quem, eventualmente, se responsabilizar pela pendência;

Mobilizar a equipe para um único objetivo: outro procedimento muito eficaz para acelerar o WIP, é estabelecer um prazo para que uma ou mais tarefas complicadas sejam entregues. Assim, estabelece-se a ajuda mútua entre colaboradores e o alcance de metas em comum;

Mapeamento de rotina: deixar os processos mais curtos e enxutos é fundamental para gerar eficiência, principalmente ao excluir atividades desnecessárias para a aprovação do serviço realizado;

Tecnologia a favor: não deixe de considerar a ajuda de softwares de gestão para o controle do WIP. O uso da tecnologia para o acompanhamento de processos é imprescindível, e permite uma análise panorâmica de tudo o que está sendo desenvolvido e finalizado.

Conclusão

Ao gerenciar o WIP de forma enxuta e funcional, o gestor favorece a rotina da empresa e, consequentemente, das equipes envolvidas. A eficácia ao medir e avaliar o WIP, evita que o dinheiro fique parado, causando prejuízos à empresa.

Além da gestão de processos, é importante ter em mente a gestão equilibrada de pessoas e funções. Ao priorizar o controle do WIP, o gestor evita que alguns colaboradores sejam responsabilizados por muitos serviços, ao mesmo tempo.

Concluindo, o encurtamento e aceleração do WIP pode fazer mudanças incríveis em sua empresa. Mesmo após tudo o que foi pontuado durante o artigo, ainda podemos ressaltar:

  1. Extinção de trabalhos sendo refeitos, evitando estresse desnecessário ao gestor e equipe;
  2. Diminuição dos defeitos e problemas de produção, pois cada colaborador estará responsável pelo número de trabalho que consegue entregar;
  3. Agilidade na entrega de produtos e serviços “emperrados” por falta de organização, acúmulo de trabalho e empenho dos envolvidos;
  4. Perfeita análise do desempenho e rendimento de cada funcionário, com avaliações mais possíveis e detalhadas.

About Felipe Lucena

Fundador da Diferencial TI, amante do futebol e comprometido com a ideia de criar serviços e soluções de TI que promovam o ambiente necessário para que outras empresas possam ir ao máximo do seu potencial.