O Confluence é um sistema de gestão, de colaboração e de reunião, que possibilita que as empresas se tornem mais eficientes, produtivas e obtenham, assim, melhores resultados. Podemos dizer que é o que existe de mais moderno para que uma marca alcance os seus objetivos com maior agilidade.

Deseja entender melhor essa ferramenta e o que ela pode fazer pelo seu negócio? Então, continue a leitura deste texto!cta_e-book_6opcoesdebasedeconhecimento

O que é o Confluence e o que ele traz de inovação para a sua empresa?

O Confluence é entendido pelos especialistas como uma tecnologia capaz de garantir mil e um benefícios a uma empresa, no que tange à gestão de equipes e reuniões por colaboração. Entendemos por colaboração, o processo pelo qual se busca garantir a participação de todos nas reuniões.

Como sabemos, uma organização tem a necessidade real e frequente de produzir assembleias com o objetivo de discutir ideias, propostas ou projetos, visando o alcance de suas metas, que podem ser as mais variadas, como: aumentar o número de vendas; estabelecer um processo mais eficiente para a criação de produtos; melhorar o desenvolvimento de suas operações, etc.

Estas reuniões, tendem a produzir documentos, como atas e relatórios, por exemplo, que precisam ser armazenados.

O problema é que esse modelo de assembleia já está, de certo modo, ultrapassado, e pode trazer mais problemas que soluções. Quer um exemplo? Quem nunca foi para uma reunião e viu seu colega de trabalho conversando de forma paralela enquanto a pessoa que a conduzia apresentava ideias que poderiam ser utilizadas para melhorar certos processos? Apostamos que passou várias pessoas em sua mente.

Isso acaba sendo um obstáculo para a empresa, porque, dificilmente, tal pessoa poderá dar ideias inovadoras que façam, de fato, a diferença. Muito pelo contrário, ela poderá prejudicar o bom andamento da reunião, interferindo com suas conversas paralelas ou solicitando a repetição da informação que acabara de ser dada, perdendo tempo que poderia ser utilizado de outra maneira.

Outro problema muito comum nas assembleias tradicionais é a questão da consulta a documentos. Depois que a reunião acaba, dificilmente os participantes voltam o seu olhar para o arquivo discutido, porque já não lembram tanto do que foi debatido.

Então, estamos dizendo tudo isso porque o Confluence foi criado justamente para resolver esse e outros obstáculos que são, com frequência, identificados nas reuniões e na execução de projetos.

A sua inovação consiste exatamente em garantir que uma reunião consiga ser o mais eficiente e produtiva possível, podendo assim trazer melhores resultados para uma empresa. A seguir, conheça melhor suas funções e tire você mesmo suas conclusões!cta_e-book_6opcoesdebasedeconhecimento

Principais funções do Confluence

O Confluence conta com diversas funções, que podem ser utilizadas pela equipe de uma empresa para tornar suas reuniões mais produtivas, como:

– Criação e edição de documentos

Ele possui um espaço específico, que torna possível a criação de documentos, como atas e notas de reuniões, lista de arquivos, planos para projetos que estão prestes a serem executados, e muito mais.

O seu editor é intuitivo e de fácil uso. O melhor é que qualquer pessoa pode criar um documento e compartilhá-lo com os demais. Quem recebe o material, ou o visualiza, tem total liberdade para compartilhar e respondê-lo, dando assim um feedback. Tudo isso em um só lugar.

Com o Confluence, é possível capturar as ideias e os conhecimentos da equipe de trabalho, o que é bem diferente no caso de uma reunião física, em que se usa a oralidade como principal meio para transmitir ideias. Neste caso, o colaborador que não tomar nota poderá prejudicar o bom andamento das atividades da empresa e afetar seus resultados.

– Rastreio automático de discussões

O rastreio de discussões é outra importante função da plataforma. A partir dela, o colaborador pode tomar nota dos principais assuntos debatidos. O bom é que isso pode ser feito em qualquer horário e dia, dando-lhe assim liberdade para organizar seus compromissos.

Além disso, permite que ele possa participar das discussões, deixando ideias ou acrescentando arquivos relevantes em formatos variados, como PDF, documento do Office e até mesmo imagens.

– Criação de modelos de documentos

Outra função da plataforma é que ela possibilita que o administrador possa criar novos modelos de documentos, o que é fundamental para a empresa que possui seus próprios formatos de arquivos com sua logo.

Em alguns casos, em suas operações diárias, empresas, só aceitam documentos com a logo da marca para garantir legitimidade às transações. Logo, essa função é essencial.

– Gestão compartilhada de projetos

Já imaginou o quanto uma equipe profissional perde tempo participando de encontros presenciais para discutir ideias relacionadas a projetos ou tendo que obedecer a etapas produtivas cansativas?

Imagine o seguinte caso hipotético, para visualizar melhor: digamos que a sua empresa atue oferecendo serviços de marketing digital e precisa entregar uma arte para o seu cliente, que, para a sua criação, passa por diversos departamentos (etapas produtivas). Isso custa tempo, o que pode prejudicar a entrega do produto no prazo estabelecido. Concorda?

Então, com o Confluence, isso pode acabar. A plataforma traz otimização operacional, economia de tempo, redução de custos e uma gestão compartilhada de projetos.

Com ela, tudo pode ser resolvido em um único lugar e todos os envolvidos podem participar, dando suas contribuições e avais, sem que, por exemplo, determinado setor precise esperar receber um e-mail de outro aprovando a tarefa.

Com isso, também traz a vantajosa solução que nos liberta da caixa de e-mails, já que o essencial pode ser encontrado no sistema.

Outra informação importante é que o Confluence permite marcar pessoas da equipe em publicações e comentários feitos. Isso é primordial para garantir agilidade nas discussões e na tomada de decisão.cta_e-book_6opcoesdebasedeconhecimento

Conclusão

Como vimos, o Confluence é uma plataforma indispensável para a equipe profissional que busca garantir maior eficiência e produtividade às suas reuniões e, assim, fazer com que a empresa cresça. A colaboração, agilidade e interação são seus principais objetivos.

Gostou das informações? Por que não aproveita o momento e solicita essa solução para a sua organização? Faça isso e torne a sua empresa um modelo de sucesso. Para facilitar, entra em contato comigo através do e-mail lameck.oliveira@diferencialti.com.br, e assim eu posso ajudar a esclarecer as suas dúvidas, ou deixe um comentário aqui no blog.  

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About Lameck Oliveira

Trabalho todos os dias para salvar o mundo do suporte em TI “ok” e torná-los suportes extraordinários, memoráveis. Empreendedor em TI, adepto do jiu-jitsu e jogador de pôquer nas horas vagas, sou fã da trilogia do Senhor dos Anéis e Hobbit. E contrariando meu nome, utilizo Windows.