Que a Tecnologia da Informação (TI) se tornou um setor indispensável dentro das empresas, a maioria das pessoas já sabe, porém, nem todos tem o conhecimento do trabalho necessário para lidar com todos os ativos do negócio.

Por empresas de médio e grande porte possuírem muitos ativos, a gestão de TI se torna ainda mais necessária para garantir o pleno funcionamento dos mesmos e para que os ativos se mantenham atualizados com as novidades de mercado e tecnológicas. Na prática, permite a organização e atualização do ambiente de trabalho, além de servir para o levantamento do patrimônio da empresa.

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Assim, a gestão de ativos de TI, pode ter seu conceito simples, já que se trata de uma manutenção e uma atenção pertinentes ao setor de TI, porém, pode ser bastante complexa na prática devido a quantidade de ativos que uma organização pode ter e de setores dependentes dos mesmos.

O que são ativos?

Estamos falando sobre eles, mas você sabe realmente o que significam na empresa? Vamos lá! Os ativos são todos os itens de uma empresa, onde as informações são criadas, processadas, armazenadas e compartilhadas entre os colaboradores.

Estes são itens essenciais para toda as operações da empresa, pois sustentam o armazenamento de dados, compartilhamentos e servem como base para planejamentos e estratégias.

Assim, a gestão dos ativos de TI cuida de todos os componentes tecnológicos da empresa — físicos e virtuais, e deve ser perfeita para que tudo funcione da melhor maneira possível e atenda às necessidades dos colaboradores. Com ela, a empresa pode priorizar investimentos em setores que mais necessitam, aprimorar processos nos ativos mais críticos e inovar nos setores mais necessários.

A gestão de ativos deve estar em consonância com o plano de negócios e com os gestores de cada setor, para que se estude estratégias para evitar desperdícios de recursos em investimentos desnecessários em tecnologia e para traçar necessidades reais dentro dos setores.

O que é gerido?

Tudo o que compõe tecnologicamente o ambiente de Tecnologia da Informação, ou seja, todos os sistemas que permitem à empresa colocar em prática suas atividades, são ativos geridos pelo TI. São exemplos deles: hardwares (switches, roteadores, servidores, firewalls); softwares (sistemas operacionais, carga de processamento, backup e utilização de storages); consumos e insumos.

Assim, o monitoramento é feito através de detalhes contidos nos próprios itens geridos. Nos hardwares e softwares, por exemplo, a assinatura digital presente, denominada Management Information Base (MIB), permite ao TI saber os dados do fabricante, ano de fabricação, modelo, e o que pode ser monitorado em cada um.

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Como já mencionado, colocar a gestão de ativos em prática não é uma tarefa tão simples. Confira algumas dicas a seguir:

Mapeie os ativos da empresa

Antes de começar qualquer processo, é preciso conhecer o que se tem em mãos. Conheça quais ativos existem em cada setor para que o TI conheça com detalhes quem são os usuários dos sistemas, quais são esses sistemas, quais são os componentes interligados e quais serviços seriam mais impactados em caso de falhas.

Após ter esses dados, faça um mapeamento, correlacionando diferentes ativos a fim de obter uma visão gerencial das configurações de infraestrutura de TI.

Faça um inventário

O inventário dos ativos pode ser feito logo na primeira fase a fim de que o setor liste todos os itens que a empresa tem à disposição, assim como os que necessitam de mais atenção. Dessa forma, você pode ir atualizando essas informações à medida que os itens forem alterados, que vão desde softwares, sistemas, hardwares e recursos humanos. Ou seja, sistemas operacionais empregados no cotidiano da empresa.

Apesar de ser muito importante, fazer um inventário demanda muito tempo da equipe de TI e dos demais setores que fornecerão dados complementares, pois coletá-los é uma tarefa morosa. Uma forma eficaz para realizar o inventário técnico é a instalação de agentes, que são programas que ajudam na coleta automatizada das informações técnicas citadas.

Ao coletar esses dados em inventário, comece a avaliá-los. Dê preferência para a análise baseada em agentes, pois possibilita que o TI obtenha o maior número de informações sobre os ativos, como dados de licenças, custos, fabricante, status etc. Para um balanço anual, o TI pode organizar um calendário oficial de acontecimentos do ano sobre o que foi feito de checkups e reparos.

Integre os dados dos ativos

Reunir os dados de todas as demandas de TI e ativos da empresa em um só lugar, facilita essa gestão. Tal prática auxilia que todas as informações que forem úteis para o dia a dia, no mesmo local, permite que os gestores as consultem mais facilmente. Assim, é possível poupar tempo, trabalho e dinheiro.

A integração também permite que os gestores avaliem melhor o comportamento de cada ativo e como a gestão está sendo ou não eficiente.

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Acompanhe cada ativo

Ao mapeá-los e avaliar quais deles são mais críticos e precisam mais de investimento, está na hora de acompanhar o ciclo de vida de cada um. Os ativos de softwares e hardwares passam por ciclos de diferentes estágios. Quando eles mudam, o repositório central deve ser atualizado com tais alterações, apontando o motivo da mudança, hora, data, usuário que modificou, entre outras informações básicas.

Assim, você tem um controle constante dos ativos e consegue avaliar quais precisam de reparos, atualizações, quais compras são necessárias, entre outros aspectos para prolongar a vida útil dos sistemas.

Da mesma forma que os sistemas passam por ciclos, eles também podem apresentar problemas ao longo do uso dos colaboradores. Quando esses problemas acontecem, o TI deve ser comunicado imediatamente para realizar os reparos necessários. Muitas vezes, uma simples falha pode impactar na fabricação ou na entrega de diversos produtos.

Para evitar, o TI deve instalar nos sistemas um alerta automático, que será emitido para o setor sempre que alguma alteração na infraestrutura do TI acontecer, como por exemplo o prazo próximo de validade de um software ou alguma falha latente que esteja atingindo algum setor. A prática possibilita uma rápida correção de falhas e menos impacto para a empresa.

About Nathan Pinotti

Nerd, apaixonado por TI e esporte além de uma queda por vintage games. É focado em encontrar soluções que inovem e otimizem ambientes corporativos. Autodidata, adora participar de comunidades técnicas e estar em sala de aula compartilhando o que aprendeu.