Todo negócio precisa adotar algumas ferramentas básicas de escritório para lidar com suas atividades diárias. Pois antes mesmo de chegar a soluções como sistemas de gestão é preciso tratar de processadores de texto, planilhas e similares. No campo do gerenciamento de contatos e e-mails temos o embate entre Outlook X Gmail.

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Ao mencionar o nome Outlook, lembramos do Office, tradicional pacote da Microsoft, onde encontramos funções de e-mail, agenda de compromisso, gerenciador de tarefas, contatos, planilhas, textos e apresentação, entretanto, em sua nova versão, o Office 365, há várias opções de pacotes, com opções entre web e aplicativos de área de trabalho (aplicativos locais), além de oferecer a opção de hospedagem do e-mail, mostrando-se mais completo.

O G Suite, por sua vez, é um pacote de ferramentas oferecido pelo Google. Nele contamos com algumas versões de produtos da empresa. Elementos como Gmail, Hangouts, Google Drive e Docs podem ser acessados e personalizados nesta versão. Ambas as ferramentas, além de permitirem o uso do nome de domínio do cliente, incluem recursos típicos das ferramentas de escritório. Com o Docs, do G Suite, por exemplo, os usuários podem trabalhar diferentes arquivos de texto.

Fica patente, desta forma, que temos no G Suite uma espécie de concorrente direto para as soluções do Office 365, a versão web do Pacote Office. E isto acaba por incluir também os recursos oferecidos pelo Office 365. Porém, as duas plataformas não poderiam ser mais diferentes. Como decidir qual a melhor?

O primeiro comparativo a ser feito está no resultado da utilização das ferramentas. Em um nível mais básico ambos trabalham com e-mails e pacotes de colaboração através de navegadores. As principais diferenças estão nas funcionalidades, desempenho e características de interface. Comecemos então por analisar o desempenho das ferramentas.

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Office 365 X G Suite: comparando os desempenhos

Ambas as ferramentas aqui tratadas funcionam inteiramente através da web. Isto significa que não é preciso instalá-las nos seus dispositivos. Basta possuir um navegador para utilizá-los – ainda que seja possível utilizar o pacote Office instalado, caso a sua licença permita baixar aplicativos móveis de cada um. No quesito de utilização as soluções apresentam serviços bem parecidos.

Para troca de mensagens encontramos o Hangouts de um lado e o Skype do outro. Nos dois casos existe a possibilidade de videochamadas. Não podemos ignorar, é claro, que estas plataformas são web-based. Logo, precisam de uma conexão com a internet para que sejam utilizadas. A vantagem é que elas podem ser acessadas através de variados dispositivos. O problema é que a ferramenta do Office oferece uma experiência, aparentemente mais complicada aos usuários.

Ademais, ela não apresenta o desempenho fluido, travando com frequência. Até mesmo fazer um simples filtro para os e-mails pode ser difícil. Especialmente para quem não puder acessar o serviço através de um desktop. Isto acaba tornando a plataforma útil apenas para serviços de encaminhamento e resposta durante emergências.

As ferramentas do Google neste quesito saem ganhando pela simplicidade e rapidez na sua utilização. Inclusive o envio de anexos no Gmail chega a ser 42% mais rápido do que no Outlook. Detalhe este que ajuda a economizar um tempo precioso nas suas atividades diárias.

Compartilhamento de informações e preço

Em ambas as ferramentas pode-se compartilhar informações sincronizadas e em tempo real com facilidade. Em algumas circunstâncias isto pode ser uma grande vantagem. Ocorre que mais de um usuário estará apto a trabalhar em uma demanda ao mesmo tempo.

Há quem diga que uma grande diferença entre as ferramentas, é o valor entre elas, no entanto, enquanto uma é cobrado em real, a outra é em dólar, assim, ao serem convertidos, os valores acabam, em alguns momentos, equivalentes. 

Quanto à versatilidade, para melhorar o G Suite pode-se investir em aplicativos que complementem a plataforma. Ainda assim, é preciso admitir que mesmo com isto o pacote do Office 365 traz o melhor grupo de ferramentas, a depender do plano escolhido.

Em contrapartida, se comparamos recursos como Skype e Hangouts é clara a vantagem da Microsoft. Neste caso é a solução do Google que apresenta desempenho insatisfatório para videochamadas e chat. Ainda assim vale destacar que o Gmail permite salvar o rascunho de e-mails mesmo que o usuário esteja offline.

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Facilidade vs complexidade na utilização

No tocante à facilidade de utilização das ferramentas cada uma têm suas vantagens próprias. O G Suite, por exemplo, apresenta recursos de fácil absorção e aprendizagem. Além de oferecer soluções de caráter mais colaborativo. No lado do Office 365 há ferramentas mais complexas. A despeito disto, elas também são familiares.

Afinal, os layouts e serviços da Microsoft são bem conhecidos. Isto ajuda o usuário a evoluir no seu domínio dos programas. Quem está habituado a Skype e One Drive certamente terá preferência por eles. 

O veredicto: analisando o suporte oferecido e definindo qual escolher para a minha empresa

Antes de chegar a um veredicto devemos analisar a questão do suporte. Verificando a diferença Office 365 X G Suite neste aspecto o segundo pode ser mais vantajoso. Isto ocorre porque o Google oferece assistência 24 horas por dia, sete dias por semana. Logo, mediante qualquer problema haverá alguém disponível para tratar da questão.

Na Microsoft esta função está presente apenas para quem contratar o pacote Enterprise, naturalmente mais caro. Dependendo do perfil da empresa um suporte presente será mais vantajoso. É preciso, contudo, que a organização avalie a própria necessidade. De modo que determine se o acesso, disponibilidade de recursos, pagamento e assistência atendem suas demandas.

Embora em muitos aspectos a plataforma do Google mostre-se vantajosa, o Office também possui qualidades próprias. A verdade é que não podemos dizer com toda a certeza qual é o melhor para a sua empresa. Pois isto depende das necessidades e características particulares do seu negócio. Apesar disto, as informações do comparativo entre Office 365 X G Suite devem ajudar na tarefa.

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Conclusão

A Microsoft oferece maior familiaridade e variedade de recursos. O Google é ágil, prático e simples de utilizar. Pese cada um dos fatores descritos ao longo deste artigo de acordo com o perfil do seu empreendimento. Desta forma a escolha poderá ser feita sem erros. Mas, se ainda assim você precisar de ajuda, é só comentar neste post ou entrar em contato conosco, e será um prazer te responder. 

Forte abraço!

About Édpo César

Integrante do time da Diferencial TI desde 2015, é focado na resolução e satisfação dos atendimentos aos clientes. Amante da sétima arte, nerd e fã dos contos orientas, é usuário assumido da Xiaomi.