Foi-se o tempo que “padronizar” significava impor regras estritas e inflexíveis. O mercado está em constante evolução, seu negócio precisa manter-se flexível e solucionar os problemas dos clientes de maneira criativa, caso contrário, acaba ficando para trás em meio à tamanha competitividade.

Padronizar os processos da sua empresa significa definir técnicas, regra e rotinas para que o serviço seja realizado de maneira eficiente, com pouco custo e muita rapidez.

Todos os processos da sua empresa podem ser padronizados, desde o sistema de coleta de informações, onde o cadastro dos clientes é realizado, até rotinas que os funcionários devem seguir para convencer o consumidor de que apenas o seu negócio oferece determinadas soluções ou produtos.

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Como você pode padronizar os processos na sua empresa

Delimite os pontos que devem ser aprimorados. Isso depende do número de funcionários, o nicho que a sua empresa atua, e quais são as formas que ela usa para gerar receita.

Perceba, através da observação direta, quais são os padrões seguidos pelos seus clientes, quais são os produtos mais procurados, e assim, inicie a transição entre um negócio desorganizado e um com processos bem definidos, mas com regras flexíveis o suficiente para que possa se moldar a realidade.

Quando mais tempo você tem de prática, mais você terá aprendido e mais poderá ser aproveitado. Se for o caso, peça ajuda a um especialista em TI, essas pessoas conhecem a realidade do mercado e podem te ajudar.

Aumente a sua produtividade

Se você tem um comércio sabe qual é o custo para manter uma equipe de funcionários. Um fica responsável pelo monitoramento do caixa, outro trabalha com a contabilidade, mais um para controle de estoque e por aí vai.

Quando um sistema de padronização de processo é instituído um único funcionário tem a capacidade de realizar toda essa rotina.

Ao trabalhar com um sistema baseado em padrões fica mais fácil entender como as tarefas devem ser cumpridas, pois a maioria pode ser automatizada.

Em vez de um funcionário ir várias vezes ao dia para o estoque, procurar o produto entre inúmeras caixas até descobrir que o produto está esgotado, você pode, em dois minutos, pesquisar no seu sistema de informações a disponibilidade do que se deseja, assim, o tempo é economizado.

Conhecendo detalhadamente os seus produtos e o seu público, você consegue fazer balanços periódicos e analisar quais são as necessidades do seu negócio, evitando gastos indevidos e aumentando o seu lucro.

Saiba como gerir a sua empresa

Ao ter automatizado o processo de tomada de dados, o administrador tem em suas mãos informações valiosas, como o desempenho de funcionários, categoria de produtos com maior circulação e o valor das vendas realizadas.
Saber como o seu negócio está andando é o ponto principal para iniciar uma estratégia comercial.

Em posse desses dados, o gestor irá saber se é a hora certa de fazer uma promoção, ou iniciar uma campanha de marketing, até mesmo saber quais são os pontos fracos dos funcionários para poder dar-lhes dicas valiosas de como melhorar a relação com o cliente.

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Organize seu tempo

Mais importante do que definir e estabelecer padronização para os processos é estabelecer rotinas de validação e revisão dos processos. Assim como não existem pessoas perfeitas, não existem processos perfeitos.

Eles precisam ser constantemente revisados e aprimorados. E como gestor, você deve ter tempo adequado para zelar pelas práticas (ritos) de revisão dos seus processos.

Caso você não seja das pessoas mais organizadas, abaixo está um vídeo de como organizo minha rotina e isso pode te ajudar a melhorar sua produtividade.

 

Conclusão

Padronizar os processos do seu time permitirá que sua empresa seja mais escalável, e fácil de identificar gargalos do processo e executar mudanças com foco em melhorar os resultados. Uma prática que pode ajudá-lo é conhecer um pouco mais sobre metodologias ágeis como Kanban ou Scrum.

Tem alguma dúvida sobre como padronizar ou organizar os processos de sua empresa? Pode mandar sua dúvida por e-mail para mim, lameck.oliveira@diferencialti.com.br e será um prazer ajudá-lo.

 

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Lameck Oliveira