O Jira Software é uma ferramenta incrivelmente poderosa. E alguns de seus pontos fortes estão em sua capacidade de se adaptar a qualquer forma de trabalho para diferentes equipes. É assim que a ampla personalização do Jira oferece grandes benefícios para a produtividade, independente do campo de atuação.

Mas podemos dizer que também existe uma desvantagem em toda essa flexibilidade: é fácil se perder nos muitos recursos que o Jira oferece. Algo que, inevitavelmente, gera confusão e diminui a produtividade das suas equipes.

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No artigo a seguir, vamos abordar as principais estratégias para aumentar a produtividade com o Jira, dicas valiosas para usuários e administradores, mas especialmente úteis para os administradores.

Tenha as ferramentas certas

Quando falamos em gerencialmente de projetos, as equipes só podem ser produtivas se estiverem equipadas com a ferramenta de gerenciamento de projetos correta. O Jira Software é uma solução ideal que traz benefícios para muitas áreas de trabalho em equipes de TI.

Como é altamente flexível, as equipes podem personalizar o Jira facilmente para atender às suas necessidades e processos. Além disso, o Jira atende facilmente às metodologias ágeis, como Kanban ou Scrum.

Ao escolher ferramentas para sua equipe, leve em consideração vários aspectos: a economia de uso, funcionalidade, eficiência ou seu orçamento. Um dos fatores mais críticos é a capacidade da ferramenta de se adaptar ao seu processo de teste. Como todo processo é específico, nem toda ferramenta atenderá às suas necessidades.

Se você usar o Jira Software para gerenciar projetos de desenvolvimento de software, considere adicionar um aplicativo especializado do Atlassian Marketplace que enriquecerá o Jira com as funcionalidades de teste.

Nenhum outro fator tem um impacto comparável na produtividade da equipe do que o software usado para organizar as tarefas.

A importância da comunicação

Equipes bem-sucedidas e produtivas têm processos de comunicação claramente implementados e são apoiadas pelas ferramentas certas. Por exemplo, elas nunca perdem tempo procurando informações. Criar um repositório de conhecimento é uma excelente maneira de aproveitar os membros da equipe de conhecimento e evitar situações em que a informação é bloqueada e atrapalha a conclusão da tarefa.

Os líderes de equipe também devem fornecer às suas equipes ferramentas para diferentes tipos de comunicação e definir como elas devem ser usadas. Para evitar que informações sejam perdidas nos e-mails, as equipes de desenvolvedores precisam de um ambiente de gerenciamento de projetos eficaz, como o Jira Software, onde todas as informações sobre uma determinada tarefa são exibidas em um único local.

Além disso, as equipes podem trocar informações por meio de diversas ferramentas de comunicação, como e-mail e mensagens instantâneas, mas, às vezes, essas alternativas não são suficientes. Se os membros da equipe se comunicarem apenas por meio desses canais de comunicação, eles devem estar cientes de que atrasos e mal-entendidos podem acontecer.

Em outras palavras, nada supera a comunicação direta face a face. Colocar alguém no telefone ou videoconferência é outra maneira inteligente de os membros da equipe obterem todas as informações de que precisam rapidamente.

Se a equipe inteira do projeto não puder trabalhar em um único lugar, por exemplo, porque as equipes são muito grandes ou trabalham remotamente, organize reuniões on-line regulares entre os membros da equipe que colaboram diretamente. Estabeleça padrões para comunicação de vídeo e voz para garantir que a transmissão de informações seja mais precisa e mais rápida.

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Metodologias ágeis

As metodologias ágeis são um conjunto de metodologias que inspiram os gerentes de projetos a mudar a maneira como organizam o trabalho e suas equipes para alcançar maior produtividade e respostas mais rápidas às mudanças.

O Scrum é uma metodologia ágil em que as equipes criam produtos em uma série de iterações de tamanho fixo. É um sistema que possibilita a abordagem de problemas adaptativos complexos, ao mesmo tempo em que entregam, produtiva e criativamente, os produtos mais valorizados. O programa em si trata-se de um framework simples para otimizar a colaboração de equipes com produtos complexos.

Quatro elementos que formam a base da estrutura são: planejamento de projeto, reuniões diárias, sprints e retrospectivas.

O Jira Software oferece suporte para cada um desses elementos para ajudar as equipes a se tornarem mais ágeis.

O Kanban é outra metodologia ágil muito usada em conjunto com o Jira Software, que abraça o conceito de lançamentos contínuos. Com o Kanban, os gerentes de projeto têm o poder de rastrear o trabalho em placas que exibem o status das tarefas em colunas e faixas, o que possibilita um controle operacional muito maior sobre o trabalho e a resolução de problemas — uma espécie de gestão visual.

O Kanban oferece quatro áreas críticas para ajudar as equipes: lançamentos contínuos, limites de trabalho em andamento, lista de trabalho e colunas e linhas.

O Jira Software contém várias ferramentas prontas para uso que ajudam a executar o Kanban em uma ou múltiplas equipes. Usando o Jira Software, você pode configurar um quadro Kanban usando um dos fluxos de trabalho padrão e começar a adicionar problemas imediatamente.

Uma vez que sua equipe se familiarize com a placa, você pode começar a personalizar seu projeto, fluxo de trabalho e tipos de problemas para atender às suas necessidades.

Relatórios e gadgets

O Jira Software inclui algumas ferramentas e gadgets de geração de relatórios prontos para uso para ajudar sua equipe a rastrear o tempo de ciclo de seu produto. Você pode usar ferramentas de relatórios para prever o desempenho futuro com eficiência. Os gadgets, por outro lado, exibem informações resumidas sobre projetos em seu painel, oferecendo um local central para acesso rápido.

Você também pode aproveitar os diagramas de fluxo cumulativos e os gráficos de controle. Por exemplo, um diagrama de fluxo cumulativo mostra o número de problemas em cada um dos status em sua placa. Ao olhar para este diagrama, sua equipe poderá ver facilmente os bloqueios. Basta verificar o número de problemas que aumentam em qualquer estado em comparação com outros.

Um gráfico de controle, por outro lado, permite ver o tempo de ciclo do seu produto ou versão. Ao usar este gráfico, você poderá identificar se os dados do processo atual podem ajudar você a prever o desempenho futuro de sua equipe.

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Conclusão

Usando estas estratégias, a sua equipe estará no caminho certo para melhorar o desempenho em qualquer projeto, além da colaboração entre equipes diferentes dentro do mesmo projeto.

Você tem alguma dúvida sobre o gerenciamento de equipes, sobre a implementação do Jira Software ou sobre metodologias ágeis? Não perca tempo e entre em contato com a gente agora mesmo!

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About Lameck Oliveira

Trabalho todos os dias para salvar o mundo do suporte em TI “ok” e torná-los suportes extraordinários, memoráveis. Empreendedor em TI, adepto do jiu-jitsu e jogador de pôquer nas horas vagas, sou fã das trilogias do Senhor dos Anéis e Hobbit. E contrariando meu nome, utilizo Windows.