O Kanban é um framework criado para entregas ágeis. E que ajuda bastante na priorização de atividades, e na entrega de resultados.

E essa metodologia pode ser muito útil para realizar uma seleção de pessoal, e mostrarei como no post de hoje.

Índice

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Um breve histórico

O Kanban surgiu no japão com o executivo Taiichi Ohno da área industrial da Toyota. Ele se inspirou no sistema de abastecimento de prateleiras de supermercado norte-americanos, que tinham as seguintes características:

  • Os produtos estavam distribuídos em prateleiras e eram retirados pelo próprio consumidor.
  • As prateleiras continham maior ou menor quantidade de produtos em função da sua demanda.
  • As informações indispensáveis sobre o produto, tais como: identificação, quantidade e preço, estavam escritos em pequenos cartões.
  • A reposição era feita à medida que os produtos eram vendidos e tudo era feito e controlado de forma visual.

Ele adaptou o processo para a linha de montagem da indústria, e criou o Kanban que é a palavra japonesa para “cartão”.

E como esse processo pode ser utilizado por um time de recursos humanos? Veja os passos abaixo para implantar o Kanban em tua seleção de pessoal.

 

Defina as etapas da seleção

Mapeie o fluxo de valor (o seu processo de trabalho). Onde o trabalho começa? Quais são todos os passos que a ideia passa por até que esteja entregue ao cliente ou usuário final?

Para uma seleção de pessoal, você pode ter o seguinte fluxo:

 

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Ter o fluxo desenhado permitirá você ter um melhor controle do processo, tanto de saber onde as coisas estão, como de alocação de recursos para cada uma das fases.

  • Aberto: todos os currículos recebidos, e aguardando análise.
  • Seleção de currículos: fase para analisar cada um dos currículos recebidos, os aprovados são enviados para próxima fase e os reprovados são marcados como recusados.
  • Prova teórica: todos os candidatos dessa fase são convidados para realização da primeira prova, e mais uma vez os aprovados seguem adiante, e os reprovados são marcados como recusados.
  • Prova prática: todos os candidatos dessa fase são convidados para realização da segunda prova, e mediante aprovação seguem adiante na seleção.
  • Entrevista: todos os candidatos dessa fase são avaliados em entrevista, e podem ser reprovados ou aceitos. Os escolhidos vão para fase de envio de oferta.
  • Enviar oferta: proposição de contrato de trabalho.
  • Contratação: esse status serve para identificar os candidatos que já deram aceite na oferta e estão em fase de assinatura de documentação, e nos trâmites de legalização do contrato de trabalho.
  • Recusado: status que identifica os reprovados, e permite que o RH entre em contato para informá-los da reprovação.

Após mapear o fluxo, você transformá-lo em um quadro Kanban, veja como fazer isso no próximo tópico.

 

 

Elabore o quadro Kanban da seleção de pessoal

Em sua versão mais simples, um sistema Kanban é composto por um quadro branco com cartões ou notas colocadas em colunas.

  • Os cartões representam cada aplicação para vaga. Coloque neles as informações que você precisa saber sobre o candidato, por exemplo: nome, universidade ou antigo emprego, e pretensão salarial.
  • As colunas são as etapas do processo de seleção. Coloque as fases de seleção que você definiu, como: aberto (todos os currículos recebidos), análise de currículo, avaliação, entrevista, reprovado e aprovado.

Então,

  1. Pegue um quadro branco ou um espaço na parede e escreva as etapas que você desenhou para o seu processo.
  2. E faça um cartão para cada aplicação de vaga. Coloque no cartão, as principais informações que você precisa visualizar, como: nome, universidade ou antigo emprego, e pretensão salarial, ou cargo.
  3. Você deverá obter algo mais ou menos assim:

 

kanban-selecao

E a medida que os candidatos vão avançado de fase, você poderá mover os cartões. Percebe como um quadro Kanban te ajuda a ter uma visão clara de como está a seleção de pessoal? Além de visualizar facilmente o progresso dos candidatos, você consegue saber para qual etapa da seleção de pessoal direcionar esforços.

Defina o gargalo do quadro

Um gargalo em seu pipeline de contratação fará a restrição da processo. A vazão do seu funil/quadro será definida pela taxa de transferência do gargalo, e assim você saberá a capacidade do seu time de RH em dar andamento ao processo seletivo.

Utilizando o exemplo do quadro anterior, se os entrevistadores são capazes de realizar apenas 5 entrevistas por semana enquanto os analisadores de currículo têm capacidade de analisar 20 currículos por semana, a taxa de vazão do seu pipeline será de 5 entregas por semana porque o gargalo acontece nesse estágio.

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Observação: É muito importante não entender o gargalo como algo negativo. Mas como um ponto do processo em que você tem a vazão definida. Assim como um garrafa.

Utilizar Kanban como metologia para seu processo seletivo permite que você esteja ciente das fases de produção do trabalho, e onde as atividades podem acumular. Então, o que pode ser feito? Você pode transferir recursos para aliviar a demanda em alguns pontos do processo.

Gargalo dinâmico

Coloque em seu quadro Kanban os números máximos de cartões de cada etapa. É importante limitar a quantidade de trabalho em andamento, em cada etapa do processo, para que não haja uma superprodução. Então, os gargalos no Kanban são revelados de forma dinâmica para que você possa resolvê-los antes que eles saiam do controle.

Utilize um software para seleção de pessoal

Alguns softwares permitem que você organize um quadro Kanban para gestão das atividades, e isso pode ser aplicado também ao contexto de um time de RH. E existem várias vantagens em utilizar um software para gestão de seleção e requisições de serviço do setor de recursos humanos.

Quais as vantagens de utilizar um software?

Além de oferecer uma experiência moderna para o candidato, e uma interface amigável para envio dos currículos. Abaixo listei algumas vantagens de utilizar um bom software para seleção de RH.

#01: Formulário para seleção

Uma boa solução permite que você configure um formulário para as vagas a serem enviadas, assim você garante que seu time de RH tem todas as informações que precisa para seleção de pessoal.

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#02: Workflow personalizado

Cada seleção pode necessitar de um processo diferente, e outras podem compartilhar a mesma necessidade. Ter um software que permita personalizações do workflow ajudará seu time a ser produtivo. Abaixo está um exemplo do nosso workflow de seleção de pessoal.

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Além de termos uma visão clara de qual etapa está a aplicação do candidato, nós também configuramos algumas automações de mudança de status, como por exemplo: quando o cartão do candidato está AGUARDANDO CANDIDATO e o candidato responde por e-mail ou através do portal de talentos, …

#03: Um único lugar para tudo

Você se pegou querendo saber sobre algum candidato, ou relembrar o histórico de comunicação? Ter um sistema que faça o controle da interação interna e da interação com o candidato pode facilitar sua seleção.

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Além disso, você consegue centralizar em um único local todas as informações do candidato e permitir que sua equipe de recursos humanos faça interações sobre o candidato.

#04: Relatórios de performance do time de RH

Como está a seleção? Talvez para responder essa pergunta você precise consultar seu e-mail, uma planilha, e verificar o calendário. Mas um software pode te fornecer os relatórios de performance da tua seleção de pessoal em tempo real, e isso significa mais tempo para focar no que realmente importa, encontrar o melhor candidato para vaga.

Be organized

Qual software utilizar?

Existem várias opções, mas o que utilizamos é o JIRA. Ferramenta que utilizamos aqui na Diferencial TI, e que implantamos em empresas. Utilizamos tanto para as seleções como para as demandas internas de RH, como: solicitação de férias, ausência e etc.

 

Além de uma interface muito amigável, e fácil para o candidato se localizar, possui todas as funcionalidades descritas acima.

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Considerações finais

Seja aplicando a metodologia através de um quadro branco com Post-Its ou de um software, você precisa que:

  • O quadro/board fique disponível para que toda equipe visualize os candidatos e as etapas.
  • O líder da equipe fique atento aos possíveis problemas de produção sinalizados pela equipe com uma marcação.
  • O time atualize em que fase os candidatos se encontram.

 

[]’s,

Lameck Oliveira