O Outlook é um dos gerenciadores de e-mails mais utilizados ao redor do mundo, principalmente em ambientes corporativos, e isso não é por acaso. E para ajudar nossos usuários e seguidores, resolvemos criar um curso básico e objetivo de como fazer o melhor uso possível da ferramenta.

Esse treinamento é um recorte de conteúdos do Suporte Office e produções da Diferencial TI.

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Índice

Como criar uma assinatura de e-mail

No Outlook, é possível criar assinaturas personalizadas para suas mensagens de e-mail incluindo texto, imagens, um logotipo ou até mesmo uma imagem de sua assinatura manuscrita.

É possível realizar uma configuração para que as assinaturas possam ser adicionadas automaticamente a todas as mensagens de saída ou você pode escolher em quais mensagens a assinatura será incluída.

Como criar uma assinatura com o logotipo da empresa

Se você trabalha com muitos contatos de fora de sua empresa, talvez queira personalizar sua assinatura com informações de contato comerciais e o logotipo de sua empresa.

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Sequência de passos:

  1. Na guia Página Inicial, clique em Novo e-mail;
  2. Na guia Mensagem, clique em Assinatura > Assinatura;

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  1. Na guia Assinatura de e-mail, clique em Nova;
  2. Digite Assinatura com imagem para salvar a assinatura com nome exclusivo e clique em OK.

Dica: Se criar várias assinaturas, essa opção ajuda você a identificar esta assinatura específica ao adicioná-la a um e-mail posteriormente.   

 

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  1. Na caixa Editar assinatura, e copie e cole a assinatura;

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  1. Ajuste as informações que precisar;
  2. Clique em OK para concluir a criação da assinatura.

Dica: Você pode criar sua assinatura no Word e depois colar no Outlook, ou você pode utilizar um e-mail anterior como base para copiar e colar a assinatura.

Passo-a-passo para alterar a assinatura:

  1. Na guia Página inicial, escolha Novo e-mail;
  2. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, escolha AssinaturaAssinaturas;

    Signature command

  3. Em Selecione a assinatura a ser editada, escolha Nova e, na caixa de diálogo Nova assinatura, digite um nome para a assinatura;
  4. Em Escolha a assinatura padrão, faça o seguinte:
    1. Na lista Conta de e-mail, escolha a conta de e-mail à qual você deseja associar a assinatura;
    2. Na lista Novas mensagens, escolha a assinatura que você deseja que seja adicionada automaticamente a todas as novas mensagens de e-mail. Se você não quiser assinar suas mensagens de e-mail automaticamente, aceite a opção padrão (nenhum).
    3. Na lista Respostas/encaminhamentos, escolha a assinatura que você quer que seja adicionada automaticamente (assinar automaticamente) ao responder ou encaminhar mensagens. Caso contrário, aceite a opção padrão (nenhum).
  5. Em Editar assinatura, digite a assinatura, e, em seguida, escolha OK.

    assinatura

    OBSERVAÇÕES: Você pode criar um bloco de assinatura como o exemplo mostrado na captura de tela. Adicione mais informações, como um trabalho ou um cargo e um número de telefone, abaixo do seu nome (assinatura).

    É possível alterar a aparência de qualquer texto adicionado usando a minibarra de ferramentas de formatação acima da caixa de texto.

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Como saber que o destinatário recebeu seu e-mail?

Na mensagem (e-mail), na guia Opções, no grupo Controle, marque a caixa de seleção Solicitar Confirmação de Entrega ou Solicitar Confirmação de Leitura.

Solicitar confirmação de entrega

E sempre que você enviar um e-mail, receberá a confirmação de que ele foi entregue ou que ele foi lido.

DICA: Muito cuidado para não abusar do uso da funcionalidade, e sempre cobrar notificação de leitura para itens que não necessitam.

Quando utilizar cópia (CC) ou cópia oculta (CCO)?

Sempre que quiser encaminhar uma mensagem para alguém, coloque o endereço de e-mail dela no campo CC ou CCO.

Cc é a abreviação de com cópia. Se você adicionar um destinatário a essa caixa em uma mensagem de e-mail do Outlook, uma cópia da mensagem será enviada a esse destinatário e o nome do destinatário ficará visível para os outros destinatários da mensagem. (!) Utilize sempre que quiser envolver mais de uma pessoa no assunto.

Cco é uma abreviação de com cópia oculta. Se você adicionar um destinatário a essa caixa em uma mensagem de e-mail, uma cópia da mensagem será enviada a esse destinatário, e o nome do destinatário não ficará visível para os outros destinatários da mensagem. Se a caixa Cco não estiver visível na criação da mensagem, você poderá adicioná-la clicando na guia Opções; no grupo Mostrar Campos, clique em Cco. (!) Sempre que quiser contextualizar alguém da sua equipe – como seu chefe – mas não quer que o cliente veja, utilize essa função.

Qual a diferença entre Responder, Responder para todos e Encaminhar?

O outlook possui três funções quanto à resposta de uma mensagem:

Grupo Responder na faixa de opções

Responder: Deve ser utilizado quando quiser que apenas o remetente receba sua resposta.

Responder a todos: Deve ser utilizado quando quiser que o remetente e as pessoas em cópia recebam seu e-mail de resposta.

Dica: Seja cuidadoso ao clicar em Responder a Todos, principalmente quando houver listas de distribuição ou muitos destinatários em sua resposta. Geralmente, o melhor é usar Responder e adicionar somente os destinatários necessários ou usar Responder a Todos, mas remover os destinatários e as listas de distribuição desnecessários.

Encaminhar: Sempre que quiser endereçar um e-mail recebido para outra pessoa, utilize a função encaminhar.

Dica: Para encaminhar duas ou mais mensagens aos mesmos destinatários, como se fossem uma só, em e-mail, clique em uma das mensagens, pressione CTRL e clique em cada mensagem adicional. Na guia Página Inicial, no grupo Responder, clique em Encaminhar. Cada mensagem será encaminhada como anexo de uma nova mensagem.

Leia mais sobre as tarefas básicas do Outlook no Suporte Office para Outlook.

Como criar regras de automação no Outlook

Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook executa automaticamente em uma mensagem recebida ou enviada que satisfaz às condições especificadas. Você pode escolher várias condições e ações usando o Assistente de Regras.

As regras se enquadram em uma destas duas categorias:  organização e notificação. Regras não funcionam nas mensagens que foram lidas, somente nas que não foram lidas.

Modelos de regras do Assistente de Regras

O Assistente de Regras inclui modelos para as regras usadas com mais frequência, que incluem:

  • Organize-se: As regras ajudam você a arquivar e acompanhar as mensagens. Por exemplo, você pode criar uma regra para que as mensagens de um remetente específico, como Roberto Silva, com a palavra “vendas” na linha Assunto sejam sinalizadas para acompanhamento, categorizadas como Vendas e movidas para uma pasta chamada Vendas de Roberto.

  • Atualize-se: Essas regras enviam uma notificação quando você recebe uma mensagem específica. Por exemplo, você pode criar uma regra para enviar automaticamente uma mensagem para um dispositivo móvel quando receber uma mensagem de um parente.

  • Iniciar com base em uma regra em branco: Essas são as regras que você cria em o auxílio de um modelo de regra e que podem ser totalmente personalizadas.

Como alterar a formatação do e-mail

Veja também:

Como utilizar o calendário

Um dos ótimos recursos do Outlook é permitir enviar convites para reuniões, treinamentos e quaisquer outros compromissos e receber o aceite ali mesmo. Veja abaixo como enviar um convite de calendário:

04 plugins para aumentar a produtividade no Outlook

Criamos um segundo post para falar de 04 plugins do outlook que você definitivamente deveria conhecer e utilizar.

Ainda tem alguma dúvida sobre o Outlook? Deixe um comentário.

 

[]’s,

Lameck Oliveira