Muitas pessoas já ouviram falar do método Kanban, porém nem todas conseguem compreender ao certo qual sua importância. A falta de informação acaba afetando a forma como isso é desenvolvido pelas empresas.

Por isso que vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre o Kanban e como colocar em prática no seu negócio. Assim, seja qual for a sua empresa, poderá se beneficiar com essa metodologia. 

O que é Kanban?

Kanban é um método que utiliza simbologias visuais para registrar tarefas e ações. Através disto, é possível aumentar o desempenho da produção da empresa. Post-its, cartões coloridos e sinalizadores de diversas cores podem ser utilizados.

Desta forma, a comunicação entre os funcionários é otimizada, havendo uma rápida e efetiva compreensão das tarefas a serem executadas ou as já realizadas. Esse método é baseado em um sistema de produção puxada, ou seja, um novo produto só é iniciado quando o outro é finalizado.

O Kanban não é novo. Foi desenvolvido pela Toyota na década de 40 e ao longo dos anos foi se desenvolvendo. Saiu das fábricas e foi em direção às empresas, que ainda se mantém firmes na busca de melhorias nos processos. Atualmente, existem dois tipos de Kanban: produção e movimentação.

O Kanban de produção envolve murais ou softwares para todos os colaboradores responsáveis por aquela tarefa. Então pode ser dividido em três etapas: to do (tarefas a serem feitas), doing (tarefas sendo desenvolvidas) e done (tarefas finalizadas). Em cada etapa, cartões com uma breve explicação da tarefa são afixados, assim como prazo de início e conclusão e o nome do responsável.

Além dos estágios, podemos observar também que esse método possui uma linguagem própria. Cada uma delas utiliza alguns termos próprios, como teste, melhoria e etc. Vale a pena compreender isso e executar em cada caso.

Já o Kanban de movimentação é voltado para a comunicação em setores de produção. Então, em um projeto grande, você pode desempenhar o Kanban de produção e o de movimentação. Assim é possível compreender melhor o momento indicado para realizar uma tarefa ou se deve aguardar um pouco mais.

Ambos podem ser usados no seu negócio, independente do nicho ou do tempo no mercado. E o melhor é que não precisa de um investimento alto para implementar esse método. Inclusive, existem outros benefícios ao investir o Kanban na sua empresa. Confira abaixo alguns deles.

Vantagens e desvantagens do Kanban

Investir no Kanban é fundamental para o bom desempenho da sua empresa. A cada dia é possível observar benefícios quando investimos nesse tipo de método. Então destacamos as principais vantagens e desvantagens do Kanban.

Começando pelos benefícios, o principal deles é que aumenta a produtividade dos colaboradores. Isso significa que haverá uma motivação maior, assim como o engajamento da sua equipe. Como os colaboradores estarão sempre de olho no quadro de tarefas, é possível observar uma proatividade no dia a dia. Isso sem falar na autonomia que presenciamos.

Além disso, a comunicação é mais bem realizada entre os colaboradores. Isso porque o sistema visual permite um melhor entendimento das informações, seja pela organização ou pelo uso das cores. O fato de apenas informações relevantes estarem presentes nesse mural é outro fator determinante para o sucesso desse método.

Há também uma redução no tempo gasto para a execução de atividades e processos. Quando se deixa a informação disponível para todos os colaboradores, eles próprios tomam a responsabilidade de executar da melhor forma. Então o tempo de produção se torna mais otimizado, reduzindo assim o tempo geral gasto.

Isso sem falar que, com isso, muitas atividades são finalizadas antes mesmo do prazo final. Essa visualização do projeto faz com que os colaboradores desempenhem melhor a gestão dos seus tempos. É possível observar que se aquela etapa está levando mais tempo para ser concluída, irá impactar na finalização geral.

Não podemos nos esquecer da diminuição de recursos. Quando há uma compreensão geral de todo o processo, é mais fácil analisar se está tendo algum desperdício. Isso contribui tanto para a produtividade quanto para a parte financeira da empresa.

Mas existem alguns pontos que devem ser observados quando falamos em método Kanban. O principal deles é que o Kanban não prevê incertezas. Então, se na sua atividade estiver ir até determinado local, o fato daquele trecho sempre ficar engarrafado não entra nos dados. O que pode causar um atraso nos prazos, futuramente.

Outro ponto que merece atenção se deve ao fato da informação ser centralizada. Isso representa uma concentração maior dos dados nos setores produtivos, que atualizam à medida que desempenham as tarefas. Se tiver uma circulação intensa de pessoas, essa parte pode merecer atenção especial.

Ainda que esse sistema tenha mais de 50 anos de criação, ainda é possível implementar nos dias atuais. Existem, inclusive, ferramentas online que utilizam esse método associado à tecnologia. Então pode-se usar o Kanban no dia a dia. Basta você encontrar uma forma que mais se identifique com o seu negócio.

Para você que deseja implementar esse método na sua empresa, confira abaixo algumas dicas. Estas te ajudarão a colocar em prática o Kanban e ter ótimos resultados com a sua equipe. Vamos começar?

Como colocar o Kanban em prática no seu negócio?

Confira abaixo algumas dicas para usar o Kanban no dia a dia do seu negócio. São ações fáceis e que você pode começar a fazer hoje mesmo, independente do segmento da sua empresa ou o tamanho da mesma.

*Analise as necessidades da empresa: antes de começar a implementar o método Kanban, analise as reais necessidades da sua empresa. Quais projetos devem ser desenvolvidos e quais podem ser desenvolvidos nessa técnica.

Como esse é o primeiro passo para implementar completamente o Kanban no seu negócio, vale a pena selecionar alguns projetos. Assim é possível analisar o desempenho de cada um, com ou sem o método.

*Prepare e treine a equipe: essa dica é uma das principais para implementar bem o método Kanban. Prepare a sua equipe com antecedência e planejamento. Esse tempo de preparo e treinamento permite que a experiência com o Kanban seja melhor do que a sem essa organização.

Uma dica é estabelecer um calendário. Muitas vezes é mais fácil realizar um processo por etapas do que de uma só vez. Assim, com tempo e respeitando os prazos, é possível compreender as dúvidas e expectativas em relação a esse novo processo.

*Identifique estágios, regras e categorias: ainda que pareça fácil, implementar o método Kanban exige seguir todos os passos. Por isso, após escolher um projeto, identifique os principais pontos.

A dúvida geralmente envolve associar os pontos do seu projeto com as características do Kanban. Tenha paciência e objetividade nessa hora, pois isso pode atrapalhar todo o processo, se for executado de forma errada.

*Priorize atividades e processos: nem tudo precisa ser feito com a mesma importância e prioridade. Existem tarefas importantes e urgentes e isso deve ser destacado no mural do Kanban. Como estamos falando de um sistema visual, invista em estímulos visuais que permitam essa priorização.

Cores que representam urgência ou não, processos que devem ser reformulados entre outras coisas. Assim é possível ter ordem e estratégia, executando tarefas importantes no seu devido tempo.

*Visualize o fluxo de trabalho: sempre observe o fluxo de trabalho. Mesmo que você implemente o sistema, tenha em mente os processos envolvidos no seu trabalho. Assim é mais fácil compreender os pontos fortes e fracos que precisam ser observados no seu negócio.

Esses pontos são importantes na hora de ter o melhor desempenho do método Kanban no seu negócio. Observamos melhor as atividades realizadas da melhor forma e assim por diante. Tudo isso apenas analisando o fluxo de trabalho.

*Comece com o que tem hoje: existem diversas ferramentas que permitem implementar o método Kanban, mas cabe à você usar o que tem no dia a dia. Se tiver um quadro branco, use o mesmo para expor as tarefas. As atividades podem ser desempenhadas por ordem de importância, baseadas nas cores das canetas.

Se tiver post-it, use-os de forma inteligente e organizada. Se resolver investir em ferramentas digitais, pode incluir outros colaboradores. O importante é usar o que você tem disponível na sua empresa e associar com o método Kanban.

*Realize feedbacks constantes: mais importante do que implementar um sistema, é compreender os seus resultados. Mostrar como o colaborador desempenhou aquela determinada atividade permite que o mesmo descubra seu potencial. Se executar dentro do previsto, vale a pena parabenizá-lo. Caso contrário, analise se teve alguma dificuldade durante o processo.

Essa é a parte que deve ser desenvolvida no final, mas nada impede que ao longo das etapas isso não possa ser feito. Assim, há economia de tempo, uma vez que alterações podem ser feitas em tempo hábil. E ainda pode motivar mais um profissional, destacando inclusive talentos.

*Estude mais e aprofunde seus conhecimentos: agora você deve estar se perguntando: “Pra quê vou estudar mais se o Kanban vai solucionar meus problemas?” O fato é que o método é uma ótima forma de desenvolver um projeto. Mas sempre há melhorias.

Estudando você consegue compreender melhor não só o Kanban, mas como otimizar ainda mais esse método. Podemos observar que, muitas vezes, um conhecimento diferente pode agregar valor a uma ideia. Isso gera um resultado incrível.

Ainda que você se baseie no Kanban, não se prenda apenas a esse conhecimento. Isso te impede de ver as diversas possibilidades que envolvem o seu negócio e as atividades realizadas.

Mas, em meio a todos esses atos para implementar o Kanban, como descobrir se está rendendo resultado? Confira abaixo como analisar o desempenho desse método na sua empresa. Vale a pena investir nisso e compreender se o Kanban atende às expectativas.

Analisando o desempenho do Kanban na empresa

Agora que você já implementou o Kanban, chegou a hora de descobrir como analisar o desempenho do mesmo na empresa. Nos primeiros meses, sua equipe está se adaptando a esse novo processo. Mas ainda assim dá para observar se está rendendo um bom resultado.

Para começar, você analisará o nível de satisfação da equipe. Como estão ativamente envolvidos com esse método, é mais fácil compreender por eles os pontos fortes e fracos. Então observe se estão, no geral, desempenhando melhor suas atividades com o Kanban.

A seguir, chegou a hora de observar o desempenho dos colaboradores nas atividades. Estão sendo mais executadas de forma mais rápida? Há menos erros ligados à comunicação? Mensure esses dados para ter uma compreensão mais clara do Kanban.

Como você pôde observar, não existe mistério no Kanban. Toda empresa pode usar esse método para alavancar processos e colaboradores. Mas lembre-se de sempre focar nas características da sua empresa. Assim é mais fácil encontrar formas de se desenvolver.

Por falar em desenvolvimento, as empresas mais consolidadas ou mais recentes podem colocar o Kanban em prática. Quanto mais complexa e maior for a estrutura do seu negócio, maior será o benefício em aplicá-lo.

Cadeias longas e com muitas pessoas envolvidas exigem uma comunicação mais direta e assertiva. Com o Kanban, as informações necessárias e os processos serão observados de uma forma mais atrativa.

Conclusão 

Mas, como destacamos anteriormente, comece aos poucos e com planejamento. Isso faz com que a sua empresa seja mais constante na execução e no desenvolvimento do método Kanban. Envolva sempre os seus colaboradores, pois eles estão trabalhando diretamente com esse processo.

Use esse texto como um manual na hora de implementar o Kanban no seu negócio. Não há mistérios, mas depende da sua ação e a da sua constância para trazer algum resultado. Lembre-se que isso e a sua análise constante são o segredo para o Kanban alavancar sua empresa.

E lembre-se, se sobrou alguma dúvida, deixa um comentário aqui no blog, ou entra em contato com a gente.

[]’s. 

About Lameck Oliveira

Trabalho todos os dias para salvar o mundo do suporte em TI “ok” e torná-los suportes extraordinários, memoráveis. Empreendedor em TI, adepto do jiu-jitsu e jogador de pôquer nas horas vagas, sou fã das trilogias do Senhor dos Anéis e Hobbit. E contrariando meu nome, utilizo Windows.