O desenvolvimento de qualquer empresa depende muito do sucesso como as informações são transmitidas. Seja pessoalmente ou através de outro meio de comunicação, a assertividade disso define muitas coisas. E uma das principais preocupações é proteger essas informações.

Atualmente, o mundo conectado abre margem para vários benefícios, mas também muitos perigos. Hackers crescem a cada dia e conseguem se superar no desenvolvimento de estratégias para invadir sistemas. Até mesmo gigantes do mundo já sofreram ataques virtuais que prejudicaram milhões de acessos, em alguns casos.

Por isso, é essencial elaborar maneiras de se proteger virtualmente. Grande parte da nossa comunicação é online, um campo extenso e com várias possibilidades de invasão. Mas isso está mudando com uma coisa que está cada vez se tornando mais eficiente: o backup.

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O que é backup?

Backup é um processo de copiar informações de um ponto para outro mais seguro. Ou seja, é transferir arquivos ou até mesmo discos inteiros para um sistema de armazenamento secundário, protegido de ameaças externas.

Muitas pessoas pensam em backups associados à Pen drives ou HDs externos, mas na verdade uma tendência que ganha espaço é realizá-los por meio de nuvens. Estes são espaços onlines capazes de armazenar grande volume de informação e ao mesmo tempo protegê-las de possíveis ataques virtuais.

As nuvens fazem sucesso por diversos motivos. A principal delas é a praticidade, pois a qualquer momento as pessoas podem depositar informações nesse meio. Outro ponto é a possibilidade de acesso apenas com autorização. Como se trata de uma proteção às suas informações, é necessário ter acesso tanto para depositar os dados quanto para acessar futuramente.

A cada dia as nuvens veem sendo aprimoradas, permitindo inovações interessantes, ao mesmo tempo em que contribuem para que o seu trabalho seja melhor desenvolvido. Mas algumas pessoas ainda apostam em dispositivos externos para realizar esse processo. Seja como for, é importante que empresas compreendam como é essencial realizar backups regularmente.

A importância do backup nas empresas

Ainda que esse conceito esteja sendo mais difundido, nem toda empresa sabe realizar backups. E isso é extremamente importante por vários motivos. Um negócio inteiro pode ser prejudicado caso suas informações não estejam bem protegidas.

Realizar backups com constância é essencial para o desenvolvimento dessas empresas. Permite que informações de diversos setores sejam carregadas em um mesmo ambiente, faz com que tenham um desempenho melhor.

Além disso, fazer isso possibilita uma comunicação mais assertiva, pois apenas pessoas autorizadas podem ter acesso ao sistema. Mas quem vê isso não imagina o quanto pode ser prejudicial não investir em backups na sua empresa.

Para começar, exposição de dados podem causar uma perda de credibilidade do seu negócio no mercado. Isso porque, ao ter seus dados roubados, todas as informações que a empresa possui (dela ou dos clientes) tornam-se de conhecimento público. Isso causa uma sensação de desgaste e impotência, que é potencializado quando o caso se torna público.

Outro ponto importante é lembrar do dano financeiro. Há medida que dados são perdidos, algumas atividades previstas podem ser inviabilizadas até que a situação se normalize. E isso nem sempre acontece de um dia para o outro. Dependendo do volume de dados pode levar meses para uma empresa se recuperar.

Com isso, além da questão da empresa se sentir prejudicada com o roubo da informação, há um prejuízo financeiro causado pela paralisia do serviço. É que geralmente em casos de invasão de dados, há uma investigação e com isso, muitas vezes, o tempo de produção é paralisado.

Isso sem falar na produtividade dos funcionários. Assim que há um roubo de informações, há uma análise interna do que pode ter acontecido. Empresas estratégicas focam em aumentar o conhecimento desses colaboradores sobre segurança da informação. Outras empresas buscam responsabilizar funcionários por suas ações que podem ter facilitado essa invasão.

Tudo isso causa vários transtornos, tanto profissionalmente quanto psicologicamente. E ambos afetam a produtividade dos colaboradores. Pessoas que desenvolvem menos seu trabalho, consequentemente têm menos resultados. E isso reflete no desempenho geral da empresa, seja a curto ou médio prazo.

Outra desvantagem envolvendo o não uso de backups envolve ainda a perda de informações estratégicas. Isso é importante, pois informação é poder e acaba se tornando um diferencial competitivo essencial para empresas. Quando há uma perda de dados do seu negócio, há como consequência uma perda de potencial estratégico.

Mesmo que não se trate de planejamento, mas sim de informações do dia a dia. Esse roubo permite que outras pessoas enxerguem os pontos fortes e fracos da sua empresa. E, com isso, saibam focar em explorar melhor esses pontos cegos.

Por isso é importante investir em backups na sua empresa. Inclusive, se você pensa que isso é só para empresas grandes se engana. Startups e empreendedores estão dando mais atenção à segurança das informações. Influenciadas especialmente pelo acesso rápido a esses dados de qualquer lugar do mundo, essas empresas menores compreendem que a chave do sucesso são as informações.

Isso faz com que a cada dia novas formas de armazenamento sejam desenvolvidas. Existem opções para quem tem pouca circulação de dados e também para quem tem um volume maior. E há muitas formas de fazer isso.

Existem diferentes tipos de backups, facilitando ainda mais a prática desse processo. Então é possível ver várias opções de backups. Isso ajuda a desenvolver melhor sua empresa, de acordo com as suas características.

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Os tipos de backup

Backups não são todos iguais. Há variações de diversos tipos envolvendo inúmeros pontos, como quantidade de informações e necessidade de armazenamento. Significa que com a opção certa, as chances de seus dados serem otimizados são maiores.

Mas definir a melhor opção depende muito da sua compreensão da importância dos dados. Todas as informações são relevantes, algumas mais e outras menos. Entre as opções disponíveis temos:

*Backup completo: é a opção que realiza a cópia de todos os arquivos de determinado ambiente ou até mesmo um servidor. Pode transferir esses dados para um outro local, podendo ser em nuvem ou outra forma.

Exige uma quantidade maior de espaço de armazenamento, pois carrega um volume maior de dados. Isso influencia também na velocidade para completar esse processo. Ainda assim, esse tipo de backup garante segurança dos dados.

Essa é a opção ideal para quem deseja uma reprodução fiel e completa de todos os dados do ambiente. É muito usado por empresas grandes quando há uma reestruturação do setor. Isso ajuda a compreender melhor o quadro atual e executar as principais mudanças nesse setor.

*Backup incremental: essa é uma forma mais direcionada de armazenamento. O backup incremental faz uma cópia dos dados alterados. Isso acontece em períodos constantes, ou seja, os dados copiados são desde o último backup incremental (ou completo). Isso representa uma quantidade menor de dados no local escolhido.

Além disso, é considerado o mais rápido, pois não é feita uma cópia de todos os arquivos. A agilidade também é vista no tempo de restauração, já que o volume de dados é menor.

Para que não tenha chances de perder informações, é fundamental utilizar o backup completo nessa mesma política de backup. Ou seja, o backup incremental é complementar ao backup completo. Além disso, execute testes constantes após a realização desse processo. Assim você pode conferir a finalização e a recuperação de dados.

*Backup Incremental contínuo: essa nova modalidade de backup é semelhante à anterior, mas possui alguns diferenciais. A mesma possui a automatização do processo de recuperação de dados, ou seja, você não precisa verificar quais bancos de dados precisam ser recuperados. Essa é a principal diferença do backup incremental.

Funciona basicamente como um backup completo. Possui agilidade e transparência de uso, permitindo assim uma rapidez na recuperação. Isso sem falar que tem a necessidade de um espaço de armazenamento menor que aos demais.

É muito utilizada por empresas mais atualizadas. Especialmente pela capacidade de armazenar menos dados irrelevantes, ser mais rápido de carregar e a economia na hora de pagar por isso.

*Backup diferencial: o diferencial é semelhante ao incremental. A diferença está que os dados copiados são os alterados. Também trabalha por período, já que armazena apenas as informações diferentes em relação ao último backup completo.

Isso significa que se você executar um backup completo em uma data e o incremental em outra, os dados copiados serão os da data do backup completo. Por essa razão armazena mais dados. É considerado o intermediário, uma vez que a velocidade está na média.

Possui uma facilidade de recuperação, logo há de certa forma uma maior segurança dos dados armazenados. Uma ótima opção para quem tem setores com projetos a longo prazo, com alterações mínimas ou demoradas.

Como você pôde observar, é possível combinar diversos tipos de backups em um mesmo processo. Seja qual for o nicho ou tamanho da empresa, isso pode ser feito com o máximo de eficiência. Mas isso deve ser feito com calma e paciência, pois um erro pode atrapalhar toda a rotina da empresa.

Para começar, analise o seu ambiente e compreenda quais as possíveis combinações que podem ser feitas. Não tenha pressa nessa hora, pois cada setor tem uma característica e pode necessitar de um backup específico. Então analise bem tudo isso e faça combinações que realmente possam dar algum resultado.

Isso já faz parte da preparação da empresa para a implementação do backup. Existem outras etapas importantes e que fazem a diferença durante o processo. Descubra abaixo como isso pode ser feito, independente da empresa que você tenha.

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Como preparar a sua empresa para realizar backups?

Agora que você já conheceu as opções de backup, chegou a hora de colocar em prática no seu negócio. Entender todo o processo ajuda a ter um melhor resultado, seja na implementação ou nos resultados.

Mas, antes de tudo, você deve analisar como está a proteção dos dados da sua empresa. Nem todo negócio elabora uma política de segurança da informação,  geralmente, um documento com as principais diretrizes que envolvem a transferência de dados.

Ainda que não seja essencial para a implementação do sistema de backups, esse documento contribui para nortear os colaboradores. Seja no acesso às informações ou em como proteger melhor os dados, essas diretrizes são fundamentais para a segurança da informação. Nem tudo se baseia em escolher o backup certo, pois se a equipe não compreender como funciona, tudo se perde.

Então o primeiro passo é estabelecer esse documento. Independente do tamanho da sua empresa, deixe por escrito o que pode ou não ser feito. Isso facilita a comunicação assim como torna a mesma mais assertiva.

Também analise quais informações devem ser armazenadas e de que forma. Isso significa pensar objetivamente no futuro do negócio. Como mostramos anteriormente, todo dado é importante, mas com relevâncias diferentes. Defina isso e coloque em prática.

Outro ponto fundamental é preparar a empresa por completo. Colaboradores, diretores e todos os envolvidos, em menor ou maior parte, devem ser comunicados. A transição de um processo para outro não é simples. Exige tempo e dedicação para analisar e alinhar novas questões.

Mantenha esse canal de comunicação aberto, seja por intranet ou outro meio disponível. Assim essa informação é mais objetiva e toda a empresa sofre menos com todo o processo de mudança.

Uma dúvida que muitas pessoas têm é sobre a necessidade de um profissional de TI para a realização de backups. A resposta é que esse tipo de profissional é fundamental para uma boa política de segurança de dados, enxergando oportunidades ou ciladas.

O campo de TI é amplo e exige conhecimento e atualização constantes. Então invista em um profissional capacitado e que deseje agregar valor ao seu negócio. Junto com ele, você vai conseguir blindar sua empresa de ameaças, otimizar seus pontos fortes e desenvolver melhor o potencial do seu negócio.

Existem sistemas online de backups que são práticos, mas nem sempre confiáveis. Com um profissional de TI, apenas os que podem agregar valor ao negócio são selecionados. Isso acontece através de uma comunicação clara e objetiva, contribuindo para o bom desenvolvimento da empresa.

Depois disso, chegou a hora de preparar a toda a empresa para essa mudança. Quando um novo sistema é implementado, é normal que haja certo transtorno no início. Afinal de contas, é uma nova forma de melhorar o que está sendo feito. Assim, leva tempo para que a rotina no local de trabalho volte ao normal.

Então, como profissional de TI, sempre esteja atento com o que possa acontecer nesse período. Algum problema no sistema de armazenamento, dúvida dos colaboradores, questionamentos sobre funcionalidades ou qualquer imprevisto. Tudo isso contribui para que você tenha um melhor resultado no seu sistema de backup.

Por falar nisso, chegou a hora de falar dos colaboradores. Eles são fundamentais para que esse backup tenha bons resultados, pois são eles que trabalham diretamente com o processo. Por isso é importante, agir em conjunto com eles.

Realize treinamentos constantes, elabore palestras e tudo mais o que envolve o desempenho da empresa. Segurança de dados é sério e com a conscientização e prática é possível ter sucesso nessa iniciativa.

Mas, além de falar, você deve ouvir também. Tenha conhecimento de como a equipe está lidando com esse novo processo. Assim é possível compreender como realmente o backup está funcionando e se está sendo fácil de usar. Afinal de contas, de nada adianta ter o melhor armazenamento se é de difícil acesso e prejudicial às atividades diárias.

Por isso é importante escolher bem a empresa que vai realizar esse backup. Essa é uma das etapas mais significativas e que definem como será o processo. Uma escolha errada pode render tanto ou mais prejuízo do que um roubo de dados.

Não é fácil, mas exige tempo e atenção na hora de escolher isso. Então vamos te dar algumas dicas para escolher a empresa ideal para realizar o serviço de backup. E você perceberá que são super práticas. Vamos começar?

*Faça um planejamento: muitas vezes escolhemos errado uma empresa pois temos pressa na decisão. Esse é o erro mais comum e que pode trazer muita dor de cabeça para você.

Faça um planejamento anual e estabeleça as etapas na seleção das empresas que oferecem serviço de backup. Assim você se organiza, tem tempo hábil de escolher e tirar dúvidas com a mesma.

*Analise os clientes: esse é outro ponto importante que faz toda a diferença. Analise os principais clientes que aquela empresa tem. Assim você consegue observar 3 coisas. A primeira é a versatilidade de nichos que aquela empresa atende.

A segunda é a capacidade de gerir um leque grande de clientes. Este é um ponto que é muito observado após a contratação, através de prazos e comunicação. Quanto mais tempo a empresa está na gestão desse cliente, melhor é o serviço que este está prestando.

Já a terceira nada mais é do que como aquela empresa trata aquele cliente. Dá pra observar quando uma empresa possui problemas com segurança da informação. O serviço é mal executado, tem estresse constante e muitas reclamações. Observe os resultados obtidos com os clientes, pois isto é um indicador importante do que te espera.

*Compreenda tudo o que a empresa oferece: observe com calma tudo o que está envolvido no serviço. As funções técnicas e tudo mais. São muitas informações para entender de uma vez, mas aos poucos analise com calma cada dado.

Muitas vezes podemos contratar um serviço que atende ao que queremos, mas no ponto fundamental deixa à desejar. Por isso que nessa hora é preciso muita calma e paciência para entender tudo o que está em jogo.

*Conheça a equipe dessa empresa: quando você conhece a equipe da empresa que oferece o serviço, fica mais fácil entender o todo. Se o local é desorganizado, confuso, pessoas sem metas claras, na maioria das vezes isso reflete no serviço.

Além disso, quando você conhece a equipe, consegue compreender quem está por trás do sistema desenvolvido. O profissional te passa segurança? É capaz de tirar dúvidas simples e solucionar problemas? Tenha essa percepção da equipe.

*Analise a assistência técnica: esse é um ponto que tem muito a ver com analisar tudo o que a empresa oferece. Observe se a assistência técnica atende ao que você precisa. Assim fica fácil compreender se aquele sistema tem a ver com a sua empresa.

Caso tenha problemas, como funciona a assistência? É rápida? Tem muita burocracia envolvida? Isso pode ser um fator decisivo na hora de obter resultados. Isso porque uma assistência técnica ruim atrapalha toda a rotina de uma empresa. Então atenção redobrada nesse ponto essencial.

*Alinhe expectativas x obrigações: alinhe as suas expectativas com as obrigações que a empresa vai executar. Assim fica mais objetiva a comunicação e o que você deve esperar daquele trabalho. Mais do que um serviço de backup, essa empresa oferece a possibilidade de alavancar o seu negócio através da segurança da informação.

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Conclusão

Agora que você já viu as principais dicas para escolher bem a empresa, faça essa etapa com calma e atenção. Assim é possível observar oportunidades e escapar de ciladas disfarçadas. Tudo isso antes de acontecer. Lembre-se que depende de você e de toda equipe ter uma empresa de sucesso. Backups são uma forma estratégica de potencializar talentos e resultados.

Aqui na Diferencial TI oferecemos um suporte especializado para o seu negócio. Alinhamos com a sua empresa a solução indicada e oferecemos: suporte terceirizado (proporciona rapidez no atendimento), treinamento e consultoria para a equipe (há uma gestão eficaz do conhecimento e prática) e consultoria com metodologias ágeis (não atrapalha os processos e ainda pode otimizar).

Quer saber mais sobre como nós podemos proteger e alavancar o seu negócio? Entre em contato com a nossa equipe ou e descubra como podemos melhorar os pontos fortes da sua empresa.

Forte abraço!

About Felipe Lucena

Fundador da Diferencial TI, amante do futebol e comprometido com a ideia de criar serviços e soluções de TI que promovam o ambiente necessário para que outras empresas possam ir ao máximo do seu potencial.