Atender a todas as exigências e os pontos de vista do cliente, executar o projeto com o mínimo de erros e entregá-lo dentro do curto prazo que geralmente é dado. Se você se identifica com essa situação, saiba que você não está sozinho: praticamente todo profissional em qualquer área enfrenta esse cenário em seu dia a dia, inclusive os responsáveis pelo TI de uma empresa.

Por conta dessa demanda cada vez mais rígida, ter um planejamento para a criação, elaboração ou implementação de um projeto se tornou uma necessidade fundamental em qualquer empresa. Não à toa, muitos profissionais conseguem sucesso em suas áreas simplesmente por criarem metodologias ou sistemas que atendem a essas demandas.

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Um desses casos está relacionado ao SCRUM, uma metodologia criada para o desenvolvimento de projetos de TI de forma rápida e eficiente que tem ganhado adeptos (seja em empresas ou por autônomos), mas que ainda não é conhecida por boa parte dos profissionais do setor.

Mas este artigo vai apresentar de forma definitiva tudo o que você precisa saber sobre SCRUM: a sua definição, como foi criado, seu modo de funcionamento e execução, como utilizar essa metodologia em seu projeto de TI, além de outros pontos que certamente vão agregar muito valor ao seu trabalho.

SCRUM: o que é e como foi criado

O SCRUM (que também pode ser encontrado em sua forma mais usual, sem as letras maiúsculas) é uma metodologia utilizada para a gestão e o desenvolvimento de projetos na área de Tecnologia da Informação cuja principal característica é a agilidade.

Isto se dá pelo modo como a gestão é estruturada e executada. No SCRUM, os projetos são divididos em partes ou ciclos menores em que há um grupo de atividades que precisa ser executada dentro de um período de tempo pré-determinado – são as chamadas iterações.

Alguns especialistas consideram que o SCRUM é um framework, ou seja, conjunto de conceitos empregado para solucionar um problema de um domínio específico. Dentro dele, os responsáveis pelo projeto devem resolver os imbróglios adaptativos ao mesmo tempo em que entregam soluções de alto valor.

O framework tem como uma de suas características a eficiência relativa às práticas de gestão e desenvolvimentos de projetos e produtos, de modo que elas podem ser adaptadas ao longo do processo, ou alteradas sempre em busca do melhor resultado.

A origem do SCRUM

A história do SCRUM começou com dois professores japoneses, Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka. Eles apresentaram o termo dentro do contexto de desenvolvimento de produtos em um artigo chamado “The New New Product Development Game” (O mais novo jogo de desenvolvimento de produtos, em tradução livre) e publicado na conceituada revista Harvard Business Review.

No artigo, os estudiosos descreveram uma nova abordagem para o desenvolvimento de produtos que iria aumentar a velocidade e flexibilidade, com base em estudos de caso de indústrias nos setores automotivo, de fotocopiadoras e impressoras industriais.

Mas por que o nome? Em um primeiro momento, SCRUM pode parecer uma sigla, mas na verdade é um termo tirado do rúgbi. Nesse esporte, o scrum é um movimento utilizado para o reinício do jogo, quando os jogadores de cada equipe se juntam para formar um agrupamento a fim de recuperar a posse de bola.

Nesse caso, a analogia do rúgbi serve para mostrar alguns pontos fundamentais para a metodologia, como a utilização de pequenos grupos multifuncionais que juntam suas habilidades e forças a fim de executar um planejamento e, dessa forma, conquistar seu objetivo.

A partir desse princípio, o veterano da aeronáutica dos Estados Unidos, Jeff Sutherland, desenvolveu um sistema que utilizava diversas conexões entre a gestão de um projeto e o pouso de uma aeronave. De acordo com ele, essa etapa do voo é geralmente muito desafiadora porque não existe uma maneira única de executá-la, já que ela pode ser ajustada conforme as condições do momento, como a pista, o peso do avião, o clima, entre outras.

Dessa forma, Sutherland mostrou que tanto o pouso de uma aeronave quanto a gestão de um projeto possuem similaridades na questão da padronização, especialmente o fato de não poder ser feita de maneira metódica ou engessada. Nesse caso, o ideal é dividir o todo em pequenos projetos e atividades, que possam ser ajustados de acordo com a necessidade.

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As bases fundamentais do SCRUM

O SCRUM é uma metodologia que tem por base três pilares fundamentais e que devem guiar todo o processo de gestão e desenvolvimento. São eles:

Transparência

Desde o início do processo até a entrega do produto, os aspectos precisam estar visíveis para todos os membros que fazem parte dele, especialmente os responsáveis pelo gerenciamento dos resultados. Essa transparência deve aparecer em momentos-chave do projeto, como na sinalização das etapas (algo como feito ou não feito) e a checagem final de que todos os aspectos relativos àquela fase foram devidamente cumpridos conforme o estipulado.

Inspeção

A inspeção é importante para verificar o andamento de todo o processo. Ele precisa ser analisado regularmente a fim de detectar erros, empecilhos ou qualquer outro elemento que cause problemas e fazer as correções de forma que não atrase ou crie condições adversas ainda mais graves. Ao mesmo tempo, essa análise criteriosa deve ser feita com moderação e bom senso para não criar nenhum desgaste entre os responsáveis pela avaliação e aqueles que trabalham no projeto.

Adaptação

A adaptação é uma consequência direta de uma boa inspeção. Caso seja detectado algum problema durante determinada etapa que demande alterações, é necessário que seja feita da maneira mais rápida. Ademais, ela precisa ser feita de uma maneira que seja possível dar continuidade ao processo, sem falhas e interrupções por conta de um ajuste mais demorado ou mal executado.

Metodologia aplicada: o SCRUM na prática

Apesar de ser altamente empregado no desenvolvimento de projetos de TI, o SCRUM é um framework adaptável a qualquer situação que envolva um processo longo, com etapas e que tenha um produto como objetivo. Entenda as metodologias que fazem parte dele:

Divisão de tarefas

Um projeto grande pode ser dividido em tarefas e equipes menores, os sprints. Eles são importantes para analisar a viabilidade das demandas exigidas pelo cliente, fazer alterações ainda durante a segmentação (e não no final) e manter a motivação da equipe em projetos de curto prazo.

Definição de tarefas

É a parte do projeto que define não somente quais equipes tendem a executar determinadas ações de forma mais eficiente possível, mas também o prazo para cada etapa. Existem três papeis fundamentais nesse processo: Product Owner (que representa o negócio e os stakeholders), Team (a equipe toda) e SCRUM Master (responsável e coordenador do grupo).

Característica das equipes

De forma geral, elas são pequenas (de 3 a 9 pessoas) e multidisciplinares. Ainda que o número varie de acordo com a situação, é essencial que elas tenham poucos membros para facilitar a interação a aumentar a produtividade. Em relação ao outro aspecto, as habilidades e os conhecimentos precisam se complementar de maneira que o grupo contenha o maior número de habilidades possível para ser conduzido.

Reuniões diárias

Esses encontros precisam acontecer todos os dias e em um determinado horário para que todos saibam sobre o andamento do projeto, comuniquem sobre ações e possíveis mudanças, façam ajustes e mudanças de rotas e – o principal motivo – mantenham os objetivos sempre alinhados. Falhas de comunicação tendem a causar problemas sérios em um projeto.

Adaptabilidade

Ainda que os componentes estruturais do framework não possam ser alterados ou ignorados (valores, princípios e práticas), pode-se realizar mudanças no interior da estrutura. O processo é feito com a adição de recursos e procedimentos de forma que ele seja adaptado até alcançar a funcionalidade desejada pela empresa. O mais importante é que a base, formada por papéis, atividades e documentos, sejam mantidos sempre. Entenda por que:

  • Papéis: são as funções desempenhadas dentro de um framework. O Product Owner é a ligação entre os stakeholders e o time, o que proporciona certa liderança. O SCRUM Master lidera o grupo e auxilia no desenvolvimento de sua abordagem. Já o Time SCRUM deve ter uma composição pequena e multidisciplinar, como citamos.
  • Atividades: são cinco (planejamento do Sprint, execução do Sprint, reuniões diárias, revisão do Sprint e retrospectiva do Sprint). Elas fazem parte do dia a dia das equipes e servem para definir ações, alinhar discursos, corrigir rotas quando possível e fazer um balanço das atividades.
  • Documentos (ou artefatos): existem dois deles que são fundamentais em qualquer projeto. O Product Backlog define o que deve ser produzido, quais são as suas necessidades e características – é a referência de todo o processo. Já o Sprint Backlog faz a descrição dos Sprints. E a definição do produto pontua os critérios para que tudo seja considerado concluído.

Os usos mais adequados do SCRUM

O SCRUM é uma metodologia que pode ser aplicada em projetos em que o escopo ainda não é totalmente conhecido, já que consegue lidar bem com incertezas e trabalha com períodos curtos de entregas de trabalhos. Acontece geralmente porque o ponto de partida não está completo ou fechado: as decisões e definições são tomadas conforme o processo se desenvolve, adaptando-se a certas necessidades ou corrigindo problemas.

Ele também é apropriado para projetos complexos, em que a equipe tem condições de desenvolver etapas, realizar testes, fazer a análise de resultados e partir para novos objetivos somente depois de um estudo completo de todo o caso. Por conta desses motivos é que o SCRUM se encaixa tão bem em projetos de desenvolvimento que envolva TI.

Em casos onde o feedback do cliente é importante, o SCRUM também é muito eficiente. Esse encaixe se dá pelo fato de que os ciclos de desenvolvimento têm curta duração e o projeto tem uma análise constante da parte contratante. Da mesma forma que ele pode solicitar alterações e estas não causem tanto impacto, a equipe tem condições de executar mudanças mais certeiras justamente pelo retorno.

Por outro lado, o SCRUM pode não ser tão eficiente em outras situações, tais como:

  • Equipes em que os membros estão separados geograficamente ou não estão presentes a todo o momento. No SCRUM, os desenvolvedores devem ter uma interação próxima e contínua, se possível trabalhando juntos no mesmo espaço na maior parte do tempo. Embora a tecnologia tenha reduzido o impacto das barreiras físicas, considera-se que a melhor forma de comunicação é presencial.
  • Equipes com membros que possuem habilidades muito especializadas, pois tende a influenciar de maneira negativa a multidisciplinaridade tão requisitada nos projetos de SCRUM. A situação pode ser resolvida com uma boa liderança, capaz de incentivar a equipe a aprender sobre outras áreas e colaborar mais.
  • Projetos que tenham muita interferência externa. Nesse caso, o fato pode ser minimizado com o controle dessas ações – geralmente elas dizem respeito a teste de aceitação dos usuários ou coordenação de outras equipes. Mas é essencial ter um controle para que não haja atrasos ou falhas de Sprints.
  • Produtos que precisam de um controle de qualidade muito regulado. O ideal é que cada produto seja testado em um único Sprint. Ou seja, aqueles que necessitam de diversos experimentos ou passar por testes de segurança não são recomendados para essa metodologia.

Do ponto de vista geral (além da TI), o SCRUM apresenta uma variedade de virtudes. Uma delas diz respeito ao fato de que ele é projetado para produzir as melhores soluções de negócios. No entanto, a eficiência com a qual ele conduz esse processo em qualquer empresa pode variar de acordo com cada caso. Tal caso depende muito da capacidade de cada companhia de aderir às diretrizes de implementação.

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Conclusão

É sempre importante ressaltar que cada empresa tem sua própria estrutura organizacional, sua cultura e seu conjunto de práticas de negócios, e algumas são naturalmente mais receptivas a essa metodologia do que outras.

Caso haja dúvidas sobre a implementação, é possível analisar outros sistemas bastante populares no ramo, como o PMBOK e o Kanban. Mas é importante salientar sempre que o SCRUM é totalmente adaptável à realidade de cada empresa, sendo somente assim considerado quando utilizado em sua totalidade.

Se você precisar de uma orientação para organizar o seu Service Desk através do método SCRUM, entra em contato comigo pelo e-mail lameck@diferencialti.com.br e será um prazer trocar uma ideia contigo. 

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About Lameck Oliveira

Trabalho todos os dias para salvar o mundo do suporte em TI “ok” e torná-los suportes extraordinários, memoráveis. Empreendedor em TI, adepto do jiu-jitsu e jogador de pôquer nas horas vagas, sou fã das trilogias do Senhor dos Anéis e Hobbit. E contrariando meu nome, utilizo Windows.